Planlæggere, møder og møder er en integreret del af arbejdsgangen. Deres hovedopgave er samlet at analysere enhver servicesituation. Deltagere i arbejdsmøder kan og bør aktivt tale op, diskutere detaljer og foreslå løsninger på problemer. For at et møde skal være effektivt, skal værten overholde visse regler.
Nødvendig
- - dagsorden;
- - mødets regler
- - protokol for mødet.
Instruktioner
Trin 1
Lær de vigtigste tegn på et effektivt møde. Der er få af dem: 1. Mødet har et specifikt formål; 2. Arrangøren har udført alt det nødvendige forberedende arbejde; 3. Mødet deltager kun af interesserede medarbejdere, der er direkte relateret til de diskuterede spørgsmål; 4. Diskussionen afviger ikke fra hovedemnet; 5. Som et resultat af mødet blev øjeblikkelige planer fastlagt, og specifikke instruktioner blev givet til medarbejderne. Alle disse spørgsmål skulle overvåges personligt af lederen, især hvis organisationen endnu ikke har dannet en mekanisme til at afholde effektive møder.
Trin 2
Formuler hovedemnet for mødet. Det skal være relevant og forståeligt for medarbejderne. Det er meget vigtigt, at arbejdsmødet har et specifikt mål: at udvikle en begivenhedsplan, godkende en beslutning, fremsætte en idé osv. For eksempel bør du ikke tale om den globale økonomiske krise, hvis dit annoncebureau har haft færre kunder. I dette tilfælde bør mødet være dedikeret til at udvide udvalget af tjenester og ændre rabatsystemet.
Trin 3
Forbered en detaljeret dagsorden for mødet. I det skal du angive hovedemnet, de spørgsmål, der er planlagt at blive diskuteret, navnene på højttalerne, sammensætningen af de inviterede, dato, tidspunkt og sted for begivenheden. Hver dagsordenspost skal indeholde detaljer om hovedemnet for mødet og afspejle et eller andet aspekt af det. Spørgsmål kan grupperes enten efter princippet "fra enkel til kompleks" eller i en analytisk rækkefølge - "den nuværende situation - dens oprindelse - mulige løsninger."
Trin 4
Vedhæft mødets tidslinje til dagsordenen. I det skal du indstille tiden for hovedtalerne, for information fra medtalerne, for at afklare spørgsmål og til diskussion. Udarbejd tidsplaner selv for mindre servicemøder. Dette vil lære dig selv og dine medarbejdere at værdsætte arbejdstid, overholde deadlines og udtrykke tanker tydeligt og til det punkt.
Trin 5
Gør medarbejdere bekendt med dagsordenen på forhånd. Send det ud via virksomhedens e-mail eller uddel til alle, du inviterer til mødet. Bed alle om at forberede sig på diskussionen. Fremhæv hvad du forventer af hver forslagsdeltager inden for deres kompetence.
Trin 6
Start mødet med din egen korte snak. Inden for 3-5 minutter skal du fortælle om årsagen, der fik dig til at organisere dette møde, og det resultat, du vil opnå. Gør derefter deltagerne fortrolig med dagsordenen og arbejdsplanen.
Trin 7
Leder diskussionen. Vedligehold en venlig, men konstruktiv diskussion. Tilskynd hver mødedeltager til at udtrykke deres mening, kontakt den "tavse" med personlige spørgsmål, der kræver et detaljeret svar. Taktfuldt men bestemt nip forsøger at aflede samtalen væk fra hovedproblemet. Sammenfat subtotaler for hvert spørgsmål.
Trin 8
I slutningen af mødet skal du igen stemme de beslutninger og instruktioner, der gives til medarbejderne. Sørg for, at alle deltagere forstår deres opgaver og husker deres deadlines. Optag vigtige punkter i protokollen. Send en kopi af den til de specialister, der er ansvarlige for udførelsen af ordrer, samt til de medarbejdere, der er involveret i gennemførelsen af de trufne beslutninger.
