En medarbejder, der modtog penge til rejseudgifter, køb af varelager eller til andre behov, skal rapportere de beløb, han har brugt, til regnskabsafdelingen i hans virksomhed. For at gøre dette skal han udfylde en forhåndsrapport (samlet form nr. AO-1) og vedlægge alle dokumenter, der bekræfter de afholdte udgifter.
Instruktioner
Trin 1
Udfyldning af en udgiftsrapport starter forfra. Indtast navnet på din organisation på den øverste linje. Angiv datoen for rapporten, mens nummeret ikke behøver at blive angivet, udfyldes dette felt af regnskabsføreren. Nedenfor angives den strukturelle enhed, du hører til, dit efternavn og initialer samt din position. Skriv formålet med forskuddet ned, f.eks. "Rejseudgifter", "Husholdningsbehov" osv.
I den venstre kolonne angives saldoen på de ansvarlige midler, du havde, før du modtog det nye forskud (eller overforbrug, hvis der var et). Nedenfor angives beløbet (eller flere beløb, hvis de blev modtaget både gennem kassereren og gennem banken) modtaget under rapporten. Udfyld linjen "I alt modtaget" med det samlede beløb, du modtog underrapporten.
Trin 2
Derefter skal du udfylde en forhåndsrapport på bagsiden. Angiv alle dokumenter, som du vil bekræfte alle afholdte udgifter med, og udfyld kolonner fra første til sjette for hvert dokument.
Indtast dokumentets serienummer. Medtag venligst dato og nummer på selve dokumentet. Indtast dokumentets navn (f.eks. Kvittering, kvittering, kvittering osv.). Angiv det beløb (i rubler eller valuta), der er angivet i dokumentet. Læg alle beløb sammen, og skriv resultatet ned på linjen "I alt". Sæt din signatur og dens udskrift nedenfor.
Trin 3
Gå derefter tilbage for at fylde fronten igen. Udfyld linjen "Brugt" med det beløb, du angav på linjen "I alt" på bagsiden. Indtast det beløb på saldoen (eller det overforbrug), du har tilbage. Indtast antallet af dokumenter, der er knyttet til forhåndsrapporten nedenfor, og angiv også det samlede antal ark af disse dokumenter.
Trin 4
Du behøver ikke udfylde alle de andre linjer, de udfyldes af regnskabsføreren og kassereren (hvis du returnerer saldoen til kassereren).
Når du har afleveret rapporten til regnskabsafdelingen, er bogholderen forpligtet til at give dig en kvittering, som skal opbevares. Ved hjælp af denne kvittering kan du altid bekræfte, at du har rapporteret for de midler, der er udstedt til dig, i tilfælde af misforståelser.
