For en begyndermand kan designet af indgående korrespondance være en test af styrke. Men så snart processen er opdelt i enkle og forståelige trin, bliver den en ubetydelig del af arbejdsdagen.
Instruktioner
Trin 1
Alle dokumenter, der modtages af organisationen, skal registreres samme dag, uanset hvordan de kom dertil (via e-mail, med kurér, fax, osv.). E-mails skal udskrives, telefonbeskeder skal optages.
Trin 2
Kolonne nr. 1 i journalen angiver datoen for modtagelse af hvert dokument. Kolonne nr. 2 - dens registreringsnummer. Nummeret tildeles i kvitteringsrækkefølgen, hvor hvert kalenderår starter med et. Derefter kontrolleres hvert leveret dokument: om det blev leveret korrekt, om pakken er intakt. Hvis det ikke er markeret "personligt", åbnes konvolutten eller posen, og indholdet kontrolleres. Hvis der er en fortegnelse, kontrollerer de den. Hvis nogle af de angivne dokumenter mangler, skal du udarbejde en passende handling og sætte en note i journalen for indgående korrespondance i afsnittet "Noter". Antallet af ark med vedhæftede filer er angivet i kolonne nr. 3.
Trin 3
Korrespondancetypen er angivet i kolonne nr. 4. Dette kan være en anmodning, en afstemningsrapport, et brev, et certifikat, et telegram, en meddelelse osv. De næste to kolonner angiver afsenderen og det udgående nummer på brevet.
Trin 4
Et resume af forsendelsen skal angives i kolonne nr. For eksempel “Om levering af et certifikat om AA Ivanovs gæld. bank "eller" Ansøgning om genberegning af lønninger til VV Sidorova ".
Trin 5
Derefter udleveres korrespondancen til adressaterne, og efter modtagelse af beslutningen indtastes den i kolonne nr. 8, der angiver i de næste to eksekutører og fristen for udførelse af dokumentet. Noterne angiver, at dokumentet er udført, og hvor det arkiveres.
