I store organisationer får de fleste besøgende normalt de oplysninger, de har brug for, fra sekretariatet. Hvilket indtryk af kommunikation vil assistentchefen efterlade? Vil klienten ringe igen? Vil den interesserede modtage omfattende svar på deres spørgsmål? For at være sikker på sekretærens positive kvaliteter skal du forberede dig ansvarligt til det første møde og kompetent organisere og gennemføre et interview.
Instruktioner
Trin 1
Sekretæren er virksomhedens ansigt. Evaluer først ansøgerens udseende. Når alt kommer til alt er det ikke for ingenting, at de siger, at de bliver mødt af deres tøj, men de ledsages af deres sind. Hvor pænt og indbydende en sekretær ser ud, kan komme langt i at få den kontrakt, du har brug for, eller at forhandle om kommende forhandlinger. Hvis du har dit eget "billede", så prøv at lytte til din intuition. Hvis du godkender i stillingen som en person, der forårsager dig interne modsætninger, vil det sandsynligvis være svært at arbejde med ham, fordi sekretæren ikke kun er virksomhedens ansigt, men også lederens højre hånd. Men godkend ikke straks nogen, der vil behage dig med et lyst, smukt udseende. Et smukt billede kan hurtigt blive kedeligt, og papirerne forbliver usamlede.
Trin 2
Under samtalen skal du lytte omhyggeligt: sekretæren kommunikerer med klienter, fører telefonsamtaler og skriver breve. Hans tale skal være kompetent, slutningerne konsekvente og tonen velvillig. Vær særlig opmærksom på tilstedeværelsen af såkaldte parasitære ord i tale. Hvis ansøgerens monolog er fyldt med unødvendige "så det betyder", "så at sige", "øh," "ja," er det usandsynligt, at du opnår fraværet af disse udtryk i en forretningsmiljø. Brug af jargon og slang betragtes som uacceptabelt, medmindre du selv tillader samtalen at tage et uformelt kursus.
Trin 3
Bed sekretæren om at skrive diktaten. Så du kontrollerer tre vigtige kvaliteter på én gang: udskrivningshastighed, skrivefærdigheder og personlige computerfærdigheder. Foretag bevidst stilistiske fejl og overhold ansøgerens reaktion. Hvis han høfligt anbefaler den mest egnede måde at konstruere en sætning på, skal du markere dette for dig selv med et "plus".
Trin 4
Undersøg sekretærens CV nøje. Vær opmærksom på tidligere job, spørg ansøgeren om grundene til at forlade. En høflig og hurtigvittig person vil aldrig tale upartisk om en tidligere leder, "kaste mudder" på holdet eller tale om sine egne fejl. Det mest acceptable svar, du kan høre, er en uoverensstemmelse i lønforventningerne. Fremhæv nøgleordene i cv-teksten og i samtalens historie: punktlighed, orden, stressmodstand, omgængelighed, høflighed. Husk, at sekretæren ofte er forbindelsen mellem de forskellige afdelinger i organisationen; både lederens stemning og komfort, venlige atmosfære og orden på hele kontoret kan afhænge af hans faglige og personlige kvaliteter.
