Sekretæren på kontoret udfører også afsendelsesfunktioner. Det er gennem ham, at primære kontakter og officiel telefonkommunikation gennemføres. Det første indtryk af din virksomhed, som den person, der kontakter dig, afhænger af, hvor kompetent og professionelt sekretæren kommunikerer i telefonen. Derfor skal sekretæren kende forretningsetiketten for at besvare opkald.
Instruktioner
Trin 1
Kontroller altid dine følelser og humør. Uanset hvor sjov eller trist du er, når du løfter telefonen, skal du være diskret og forretningsmæssig. Din tone skal være jævn, rolig og velvillig. Hvis du har travlt med at nærme dig og er forpustet, tag et par dybe vejrtrækninger og udåndinger, før du siger hilsen, så din vejrtrækning normaliseres.
Trin 2
Når du modtager et opkald, skal du altid starte samtalen først uden at vente på, hvad den anden ende af håndsættet fortæller dig. Dette skal være en standard introduktion og hilsen. Hej og navngiv det firma, din samtalepartner ringede til. I tilfælde af at han ikke præsenterede sig, undskyld, spørg hvem du taler med.
Trin 3
Lær om de problemer og funktioner, der udføres af afdelingerne i din virksomhed og løses af specifikke specialister for korrekt at videresende indgående opkald fra kunder og kunder. Når du overfører et opkald, skal du fortælle navnet og efternavnet på den specialist, som du opretter forbindelse til din samtalepartner til. Til medarbejderen, som du skiftede opkaldet til, skal du fortælle navnet på den, der ringer op, og det spørgsmål, som han søgte. Du bør ikke påtage dig en konsulents funktioner, selvom du kan gøre det godt, lad personen løse sine problemer med de specialister, der er autoriserede til at gøre dette.
Trin 4
Du kan give baggrundsoplysninger, hvis der opstår sådanne spørgsmål: firmaets fulde navn, efternavn, fornavn og patronymic for direktøren, hans stedfortrædere og afdelingschefer, kontoradresse. Lav og godkend direktøren en separat liste over de personer, for hvem han altid vil være fri.
Trin 5
Sørg for at føre en opkaldslog. Skriv alt, hvad du bliver bedt om at formidle, ikke stole på hukommelse for ikke at glemme noget vigtigt. Alle oplysninger skal meddeles dem, som det var beregnet til. Angiv firmaets navn eller efternavn og fornavn på den person, der ringer, skriv det telefonnummer, du kan ringe tilbage, dato og klokkeslæt for opkaldet.
