Et planlægningsmøde i enhver virksomhed er faktisk en diskussion af aktuelle produktionsopgaver, en rapport om det udførte arbejde i den aktuelle periode, en diskussion af nødsituationer. Planlægningsmødet skal overværes af seniorafdelingschefer og virksomhedens leder eller stedfortrædende leder.
Instruktioner
Trin 1
Start mødet ved at diskutere gennemførelsen af opgaverne på det foregående møde. Afdelingslederne skal til gengæld rapportere om det udførte arbejde, om de uforudsete vanskeligheder, der er opstået, og om brugbarheden af det udstyr, der kræves til at udføre de tildelte opgaver.
Trin 2
Den næste fase af planlægningsmødet vil være at diskutere nødsituationer og ekstraordinære hændelser i virksomheden. Dette emne diskuteres for hver afdeling separat, og der fremsættes forslag til metoder til at eliminere disse situationer.
Trin 3
Emnet bonusser og incitamenter for medarbejderne diskuteres. Pengebeløbet for bonusser bestemmes for hver strukturel enhed baseret på resultaterne af rapporteringsarbejdet i en bestemt periode. Hvert leder af en strukturel enhed bestemmer selv, hvor meget løn den enkelte medarbejder vil modtage.
Trin 4
Dernæst taler lederen eller vicechefen for virksomheden. Nuværende opgaver fastlægges for den næste periode, der gives en vurdering af arbejdet i hver strukturel enhed, og der gives anbefalinger til forbedring af kvaliteten og kvantiteten af arbejdet. Påmindelser og advarsler gives for manglende udførelse af arbejde og for ydelse af dårlig kvalitet.
Trin 5
Alt, hvad der siges på planlægningsmødet, er indgået i en separat protokol og skitseret af hver leder af strukturenheden.
Trin 6
Planer og opgaver for den aktuelle periode opføres i en separat linje i ledernes notater og mødeprotokollen.
Trin 7
I slutningen af planlægningsmødet ønsker virksomhedslederen alle vellykket arbejde og indstiller dato og klokkeslæt for det næste møde.
Trin 8
Nogle virksomheder angiver ikke datoer og tidspunkter for planlægning af møder. De er strengt defineret i virksomhedens charter.
