Et teammøde kan være en effektiv måde at analysere forskellige arbejdssituationer på, herunder konfliktsituationer. Den diskuterer offentligt kontroversielle spørgsmål og træffer beslutninger, der er bindende for hver enkelt medarbejder. Det kollektive møde skal forud for en masse forberedende arbejde.
Instruktioner
Trin 1
Formuler hovedemnet for mødet. Som regel afholdes et kollektivt møde om et aktuelt emne. Dette kan f.eks. Være en analyse af organisationens arbejde for året eller overgangen til en reduceret arbejdstid.
Trin 2
Tænk over din dagsorden. Dets punkter vil være specifikke spørgsmål, der skal diskuteres. Der skal være mindst to og højst fem. Placer spørgsmålene i rækkefølge efter faldende betydning. Hvis emnet for mødet er ret bredt, skal du sætte "Diverse" som det sidste punkt på dagsordenen. Her kan du afvige lidt fra hovedemnet og diskutere små problemer, der er bekymrende for holdet i øjeblikket.
Trin 3
Forbered højttalere. En kompetent medarbejder, hvis opfattelse betragtes som autoritativ i teamet, skal tale om hvert punkt på mødedagsordenen. Advar ham om den kommende rapport 1-2 uger i forvejen, så personen roligt kan tænke over sit budskab. 2-3 dage før mødet skal du tale med hver højttaler, sørge for at teksten i hans tale er klar og svarer til det angivne emne.
Trin 4
Forbered mødelokalet. Det er godt, hvis din organisation har en forsamlingshal eller et andet mødelokale. Brug ellers det største rum muligt. På mødedagen skal der være nok stole installeret og en projektor, computer og mikrofon tilsluttet og opsat, hvis nogen. Du kan også arrangere på forhånd, at hver mødedeltagers specielle mapper med dokumenter skal diskuteres.
Trin 5
Meddel alle medarbejdere om dato, tidspunkt og sted for mødet. Brug en af de traditionelle metoder: læg oplysninger på et opslagstavle, send en e-mail, ring til lederne for strukturafdelinger, tale personligt med hver medarbejder. Dit valg afhænger af virksomhedens tradition og antallet af medarbejdere.
Trin 6
Registrer deltagere inden mødet starter. Du vil senere vedhæfte denne liste til protokollen. Sørg for at starte mødet på det tidspunkt, der var planlagt og annonceret for medarbejderne. Vent ikke på efterkommere, vis begivenhedens betydning og alvor.
Trin 7
Bekendtgør hovedemnet for mødet og de emner, der vil blive behandlet der. Bed holdet om at vælge en formand og sekretær til mødet. Som regel vælges organisationens leder eller hans stedfortræder som formand og kontorist eller kontorchef som sekretær. Formanden leder mødet, opretholder orden og følger reglerne. Sekretærens opgaver inkluderer at føre en detaljeret protokol: registrering af talernes taler, spørgsmål til dem, diskussioner og forslag.
Trin 8
Hold dig til den etablerede taletidslinje, ellers risikerer dit møde at trække til midnat og aldrig træffe nogen beslutninger. Som hovedregel har hovedtalere 15-20 minutter til rådighed, men ikke mere end 30. Medtalere om sekundære spørgsmål skal være inden for 10-15 minutter. En deltagers tale fra publikum er begrænset til 2-3 minutter. Du kan ikke besvare et spørgsmål højst 5 minutter. Hvis tiden overskrides, skal du huske på reglerne.
Trin 9
Efter at dagsordenen for mødet er afgjort, og alle har holdt en tale, skal du kort opsummere mødet. Hvis der er taget vigtige beslutninger, skal deres udkast læses højt for alle tilstedeværende.
Trin 10
Inden for to dage efter mødet skal du forberede den endelige version af referatet og de trufne beslutninger. Protokollen skal være aftalt og underskrevet af mødelederen. Bring beslutningerne og tidsfristerne for deres gennemførelse til opmærksomhed for alle medarbejdere, der skal gennemføre dem.
