Møder er et vigtigt element i erhvervslivet. Det er et værktøj til overvågning, opsætning af ledelsesmål og implementering af feedback. På mødet aflægges rapporter, og der gives information om den aktuelle situation. Deltagerne har mulighed for at konferere med hinanden og i sidste ende træffe de beslutninger, der er nødvendige for en vellykket afslutning af de tildelte opgaver.
Instruktioner
Trin 1
Definer formålet med mødet. Deltagerne kan for eksempel mødes for at foretage en indledende meningsudveksling, lytte til en rapport om situationen, udarbejde anbefalinger til løsning af eventuelle problemer eller acceptere disse spørgsmål. Mødets emne skal være af interesse for alle deltagere i mødet.
Trin 2
Lav en dagsorden for mødet. Angiv i den en liste med spørgsmål, der skal høres og diskuteres under den. Kun de spørgsmål, der ikke kan løses i en funktionsdygtig orden, bør drøftes. Send den foreløbige dagsorden for mødet til alle deltagere og lyt til deres ønsker og kommentarer til emnet og dagsordenen for mødet. Juster dagsordenen under hensyntagen til de udtrykte ønsker.
Trin 3
Beslut om sted, tidspunkt og tilstand for mødet. Udpeg højttalere og kontaktpunkter for hvert punkt på dagsordenen. Bed præsentanterne om at indsende deres abstracts på forhånd. Bestem mødeplanen, angiv den tid, der er afsat til diskussion af hvert emne. Send den endelige mødedagsorden og dagsorden til hver deltager.
Trin 4
Send om nødvendigt deltagerne abstrakterne af de rapporter, der vil blive præsenteret på mødet, udkast til beslutninger, der skal træffes, informationsnotater og analytisk materiale.
Trin 5
Overvej spørgsmålet om, hvordan deltagerne bedst kan placere mødet for at reducere muligheden for konfliktsituationer til et minimum. Psykologer har bemærket, at oftere mennesker, der sidder overfor hinanden, indgår i konflikter og tvister, mindre ofte dem, der sidder ved siden af hinanden. Overvej denne faktor.
Trin 6
Identificer en formand, der er i stand til at lede mødet, så alle spørgsmål løses på en optimal måde og på kortest mulig tid. For at gøre dette skal han give konstruktive beslutninger fra hver deltager i mødet og gøre diskussionen forretningsmæssig.
Trin 7
Sørg for en streng rækkefølge for gennemførelsen af mødeprogrammet, og det vil være ganske vellykket, og de beslutninger, der træffes på det, vil være effektive.
