Hvis du er nødt til at organisere og afholde et forretningsmøde, skal du huske: begivenhedens succes afhænger i høj grad af kvalitetsforberedelse. Overse ikke nogen detaljer, og dit møde vil være i topklasse.
Instruktioner
Trin 1
Opsæt en dato til dit forretningsmøde. Underret alle deltagere på forhånd. Afhængigt af arrangementets format og med hvem du holder et forretningsmøde med, kan det være en mundtlig invitation, telefon, e-mail eller forretningsbrev. Det tilrådes at sende en dagsorden til alle med udpegede emner til diskussion, hovedtalere, vedtægter og referencemateriale. Hvis deltagerne er mere forberedte, vil diskussionen om forretningsspørgsmål være mere effektiv.
Trin 2
Tænk over det mest bekvemme sted for dit forretningsmøde. Et passende rum kan være en virksomheds eget konferencelokale eller et mødelokale. Det er værd at sørge for, at ingen af dine kolleger ansøger om endnu et møde på samme tid. Et lejet konferencelokale er også en overkommelig og ret praktisk mulighed. Denne service tilbydes af hoteller og hoteller, forretningscentre, uddannelsesinstitutioner.
Trin 3
Nogle gange afholdes forretningsmøder på caféer eller restauranter. Denne mulighed er passende, når antallet af deltagere er lille. Hvis du vil kombinere forhandlinger med frokost eller morgenmad eller have en forretningsmiddag, skal du reservere et bord på forhånd. Stedet bør ikke være støjende, ellers vil det være svært at diskutere forretningsspørgsmål. Det er også uønsket at vælge ekstravagante og eksotiske muligheder. Din smag falder muligvis ikke sammen med andre deltageres præferencer. Derfor er det bedre at vælge en klassisk virksomhed eller sørge for, at dine partnere fuldt ud deler dine lidenskaber.
Trin 4
Forbered og test hardwaren. Projektor, mikrofon, telefon- og videoudstyr - juster og konfigurer alt på forhånd. Teknikker har tendens til at nedbrydes og lukkes i det mest uhensigtsmæssige øjeblik.
Trin 5
Beregn, om der er nok stole til alle deltagere. Sørg for, at rummet ikke er for indelukket eller for koldt. Glem ikke at skrive materialer - du skal give alle en pen og papir. Spred uddelingen. Lav og placer navneskilte med deltagernes navne, hvis det er nødvendigt.
Trin 6
Hvis mødet er langt, har du muligvis brug for en kaffepause eller en frokostpause. Under alle omstændigheder skal du passe på vandet - en flaske vand og et glas ved siden af hver deltager er en god mulighed.
