En sekretær er en kontormedarbejder, hvis opgaver inkluderer at modtage telefonopkald, at vide, hvordan man arbejder med en computer, kommunikere med mennesker, føre forretningsoptegnelser og meget mere. Der er mange myter om sekretærfaget - men hvad er egentlig en god sekretær?
Basale evner
For at arbejde som sekretær er det ikke nødvendigt med et eksamensbevis fra en højere uddannelsesinstitution - specialiserede kurser er helt nok, hvor den fremtidige sekretær lærer forretningskommunikation og etikette, hurtiglæsning, kontorarbejde, praktisk psykologi, stenografi og typning. Derudover lærer kurserne det grundlæggende i at arbejde i 1C og lærer også, hvordan man bruger mini-ATS og kontorudstyr. Uden alle disse færdigheder kan en sekretær ikke betragtes som en god arbejdstager.
Det er også meget vigtigt for en god sekretær at have en subtil opfattelse af andre menneskers psykologi og være modstandsdygtig over for forskellige belastninger.
Da sekretæren er virksomhedens forretningsperson, skal han have et behageligt udseende, en følelse af stil og god smag. Uden evnen til at klæde sig smukt, opføre sig i samfundet og tale kompetent vil sekretæren ikke være i stand til at skabe et godt indtryk blandt klienterne i det firma, hvor han arbejder - derfor vil virksomhedens image ikke være på niveau. Faktisk er en god sekretærs hovedopgave at organisere hans chefs og hele kontorets arbejde effektivt og effektivt.
Funktioner i erhvervet
Mange mener, at en sekretærs job er at lave kaffe, indsende dokumenter til underskrifter og besvare opkald. Dette er en vildfarelse - dette erhvervs opgaver inkluderer tilsyn med receptionens arbejde, ledelse af forretningskorrespondance, deltagelse i forskellige kontor- og grenløse arrangementer og kommunikation med nervøse kunder. Derudover fungerer en god sekretær ofte som kontorchef og endda en psykolog, der er i stand til at afkøle situationen i teamet.
Ofte kaldes udøvende sekretærer”grå kardinaler”, fordi de er i stand til usynligt at påvirke virksomhedens arbejde og chefens beslutninger.
Ofte bliver kvinder sekretærer, da de er følelsesmæssigt mere fleksible og modstandsdygtige. Derudover er de mere følsomme - at fange stemningen hos chefen og holdet hjælper meget i deres arbejde. Hvis sekretæren er smart og professionel nok, kan lederen henvende sig til ham for at få råd og lytte til ham. Det er sekretæren, der kan lette chefens arbejde ved at organisere sin arbejdsplads godt og levere de oplysninger, han har brug for i tide. Samtidig har sekretærer ikke karrierevækst, da en god administrerende assistent er guld værd. Som et resultat får sekretæren imidlertid uvurderlig erfaring og viden om forretningsprocesser, som i fremtiden kan hjælpe ham med at starte en karriere i et andet erhverv.
