Dokumenter, der kommer ind i organisationen, bogføres. Normalt er det kontorets opgave at registrere indgående breve, men i små hold tildeles dette ansvar ofte sekretæren. Metoden til behandling af korrespondance er som regel beskrevet detaljeret i de interne instruktioner til kontorarbejde. Hvis det ikke er til stede, når du behandler nye dokumenter, skal du overholde en bestemt rækkefølge af handlinger.
Nødvendig
- - journal for registrering af indgående korrespondance
- - stempel "Indgående brev".
Instruktioner
Trin 1
Accepter og sorter den indgående korrespondance. Alle breve skal åbnes, undtagen dem med et specielt mærke, for eksempel "Personligt til manager" eller "Fortroligt" osv. Skynd dig ikke for at smide konvolutten, kontroller først om returadressen er angivet i teksten. Registrering kræver ikke regnskabsdokumenter (fakturaer, fakturaer), tillykke, reklamemateriale.
Trin 2
Indtast oplysninger om de modtagne breve i loggen over indgående korrespondance. Det kan være elektronisk eller traditionelt (papir). Når du udfylder elektroniske formularer, skal du følge programudviklernes anbefalinger. Computersystemer letter kontorarbejde, hjælper med hurtigt at finde de oplysninger, du har brug for. Imidlertid er forening vigtig i dem, nøje overholdelse af reglerne for indtastning af information, ellers kan dokumentet gå tabt i databasen.
Trin 3
Køb en traditionel logbog i et trykkeri, eller arranger den selv i en A4 notesbog. Hovedkravet for det er nem søgning, klarhed og nøjagtighed ved udfyldning. Det er praktisk at føre en journal i form af en tabel med følgende kolonner: 1. Registrerings dato. Overvej indgående breve på modtagelsesdagen og aflever dem til lederen til overvejelse om aftenen, medmindre organisationen har vedtaget en anden procedure; Registreringsnummer. Denne dokumentattribut består af nummeret på sagen "Indgående dokumenter" (i henhold til den godkendte nomenklatur for organisationens anliggender) og serienummeret (fra begyndelsen af kalenderåret) på det modtagne brev. F.eks. "Nr. 01-12-273", hvor 01-12 er sagens nomenklaturnummer, er 273 bogstavets unikke nummer. Al modtaget korrespondance registreres en gang, uanset antallet af kopier, der modtages senere, inklusive elektroniske korrespondancer; 3. Forfatteren af brevet (organisation, individ), f.eks. "Vstrecha LLC" eller "Regional administration, vicechef V. S. Sidorov" osv. 4. Dokumentets emne. Du kan udfylde denne kolonne med oplysninger fra overskriften på brevet eller kort formulere hovedideen efter at have læst den. Skriv på en sådan måde, at du senere let kan huske, hvilket dokument der er tale om, og forklare det til dine kolleger. For eksempel "Om indgåelse af en kontrakt for transporttjenester" eller "Om levering af oplysninger om indkomstskat inden 12.12.2011" osv.; 5. Eksekutor. Udfyld feltet efter modtagelse af lederens visum. Indtast navnet på den person, der skal forberede svaret. Bemærk forfaldsdatoen her. Fremhæv eller understreg datoen for svaret på det presserende brev.6. Bemærkninger. Her kan du lave noter om opfyldelsen af lederens ordre eller angive tilstedeværelsen af vigtige vedhæftede filer til brevet eller markere antallet af kopier, som medarbejderne har på arbejdspladsen.
Trin 4
Udfyld tabellen, som du finder passende. For eksempel af frygt for dokumenternes sikkerhed skal du markere afkrydsningsfeltet for entreprenørens underskrift, når du modtager brevet. Overbelast dog ikke journalen og dig selv med alt for detaljerede poster. Dokumentet indeholder alle de nødvendige oplysninger, registreringsformularer hjælper kun med at spore stadiet i arbejdet med det.
Trin 5
Sæt et specielt stempel på alle bogstaver, der angiver typen af korrespondance - "Indgående". Udskriften skal være i nederste højre hjørne af den første side af dokumentet. Sørg for, at udskriften ikke overlapper teksten. Indtast serienummer og modtagelsesdato manuelt på udskrivningslinjen.
