Forskellige institutioner har udviklet deres egne krav til udformningen af teksten, men der er grundlæggende regler, der er fælles for alle. De bruges i uddannelsesinstitutioner, når de skriver eksamensbeviser og andre værker, samt når de udarbejder officielle dokumenter.
I officielle dokumenter er det bedre at bruge standard skrifttype og størrelse (Times New Roman eller Arial, størrelse - 14).
Pladser virker uvigtige, men hvis de er på de rigtige steder, ser teksten pænere ud, og betydningen er klarere. Brug ikke mellemrum før punktum, kommaer og andre tegnsætningstegn. Men de vil helt sikkert blive placeret efter dem.
Brug et mellemrum til at adskille et ciffer fra enhver måleenhed, det være sig ton, centimeter, procenttegn (%) eller gradstegn.
En bindestreg og en bindestreg er ofte forvirrede. Så en bindestreg (kort tegn, minus) placeres mellem to tal (for eksempel 2-3) såvel som ved adskillelse af dele af et ord (på grund af noget). Der bruges aldrig mellemrum mellem et tegn og en bindestreg.
En bindestreg (lang) placeres mellem ord i en sætning, f.eks. Før eller i stedet for ordet "dette". Et bindestreg er adskilt fra ord med mellemrum.
Der er almindelige ordforkortelser som cm, km, kg osv. Prikker efter dem behøver naturligvis ikke at blive sat, hvis dette ikke er slutningen af sætningen.
Margenerne på venstre side af alle dokumenter skal være større end resten, fordi det er til venstre, at dokumenter arkiveres i en mappe.
Rød linjeindrykning og orddeling er ikke altid påkrævet, men med dem ser teksten smukkere og pænere ud, det er lettere at navigere i den.
Det er bedre at sætte overskrifter med fed skrift eller store bogstaver, dette vil også gøre dokumentet attraktivt.
