For at vedligeholde medarbejdernes personlige data bruger nogle arbejdsgivere såkaldte personlige filer. I henhold til artikel 85 i Labour Code skal personalearbejdere modtage, opbevare og kombinere oplysninger om hver medarbejder. Til dette anbefales det at bruge sådanne personlige filer. Hvad er rækkefølgen af deres registrering?
Instruktioner
Trin 1
For det første skal det præciseres, at håndtering af personlige filer ikke er et obligatorisk dokument for organisationer, men hvis du beslutter at bruge det, bliver du nødt til at blive styret af reglerne for kontorarbejde.
Trin 2
Når en ansat er ansat, udsteder lederen en ordre (instruktion) i form nr. T-1. På baggrund af dette dokument skal du oprette et personligt kort til en ny medarbejder (form nr. T-2).
Trin 3
For at udfylde denne formular skal du bruge følgende dokumenter: pas, arbejdsbog, registreringsbevis (TIN), forsikringsbevis, militær-id (hvis nogen), certifikat eller eksamensbevis og andre dokumenter, for eksempel til en chauffør - en kørekort til kokke - en medicinsk bog osv.
Trin 4
Tag kopier af alle ovennævnte dokumenter, og arkiver dem i en personlig fil i kronologisk rækkefølge. Dette arkiv er gemt i personaleafdelingen eller i regnskabsafdelingen, eventuelle ændringer foretages kun af ansvarlige personer. Men husk, at arbejdsbogen ikke er inkluderet i den personlige fil, den skal opbevares separat i et pengeskab eller under lås og nøgle. Ansvarlige personer for sikkerheden af disse dokumenter udpeges ved en separat ordre.
Trin 5
Liste over alle dokumenter i fortegnelsen, foretag ændringer i den specielle kolonne "Vedhæftede filer". Den indeholder også dokumenternes serienumre, antallet af ark for hver af dem og datoen for modtagelse.
Trin 6
Nogle af dokumenterne fra den personlige fil er et spørgeskema, en selvbiografi, skriftlige forklaringer og eventuelle udsagn. Husk, at arkivet ikke overføres til medarbejderen selv, og selv om det er nødvendigt, kan medarbejderen kun se på den personlige fil i nærværelse af den ansvarlige.
Trin 7
Når sagen er dannet, skal du udfylde forsiden. For at gøre dette skal du i midten i midten skrive serienummeret på dette arkiv, organisationens navn, medarbejderens position samt hans fulde navn.
