Vedligeholdelse af speciel dokumentation er en integreret del af en virksomheds personaleafdeling. Samtidig er en personlig fil obligatorisk for hver medarbejder. I fremtiden arkiveres personlige filer i specielle mapper.
Nødvendig
- - medarbejderens personlige dokumenter
- - liste over dokumenter
- - en mappe til en personlig fil.
Instruktioner
Trin 1
Start med at registrere en personlig fil til en medarbejder straks efter ansættelse. Der er ingen samlet form for indgivelse af en sag, så du kan selv udvikle den. Opret kopier af medarbejderens pas, pensionsforsikringsbevis, TIN-certifikat og andre personlige dokumenter, hvis det er nødvendigt, såsom en lægeerklæring og kørekort.
Trin 2
Design et omslag til din personlige fil. Angiv navnet på din organisation i overensstemmelse med de indgående dokumenter, anbring sagsnummeret på sagen og datoen for dens forberedelse. Du kan også skrive varigheden af ansættelseskontrakten med medarbejderen. Giv plads til noter om afskedigelse, overførsel osv. I midten af omslaget skal du placere medarbejderens efternavn, fornavn og patronymi fuldt ud, hans stilling.
Trin 3
Den første side i den personlige fil skal indeholde en oversigt over medarbejderens tilgængelige dokumenter. Det er bedst at kompilere opgørelsen i elektronisk form. Sørg for at medtage navnet på den autoriserede medarbejder og datoen for opgørelsen. Oplysninger om de tilgængelige dokumenter kan placeres i form af en tabel, hvor antallet af hver af dem noteres og de nødvendige noter foretages. Nederst i opgørelsen skal der være underskrifter fra kompilatoren og medarbejderen, for hvem den personlige fil bliver kompileret. Vedhæft kopier af eksisterende dokumenter efter listen. Dette efterfølges af alle papirer relateret til arbejdsgangen, for eksempel en ferieordre, aftaler om ændringer i ansættelseskontrakten osv.
Trin 4
Fil din personlige fil i arkivmappen. Disse dokumenter skal opbevares af en personalespecialist eller direktør for virksomheden under begrænset adgang til data. Medarbejdere kan modtage ethvert af dokumenterne i en personlig fil efter aftale med lederen og under en personlig kvittering. Når en medarbejder afskediges eller overføres, overføres den personlige fil til et særligt arkiv om tidligere ansatte i virksomheden.
