I overensstemmelse med artikel 17 i føderal lov 125-F3 overføres filerne til pensionerede medarbejdere til arkivet. Før de indsender dokumenter, skal de arkiveres, nummereres, opgøres og dekoreres med et omslag. Dette skal udføres af en autoriseret personalemedarbejder.
Nødvendig
- - mappe;
- - alle dokumenter
- - blyant
- - beholdning;
- - leveringsliste.
Instruktioner
Trin 1
For at overføre sagen om en afskediget medarbejder til arkivet skal du arrangere dokumenterne i omvendt kronologisk rækkefølge. Det betyder, at når du var ansat, lavede du en personlig fil, hvoraf det første ark var en jobansøgning. Når sagen overføres til arkivet, vil det første ark være et opsigelsesbrev.
Trin 2
Når du arkiverer en medarbejders personlige sagsmappe, skal du samtidig udarbejde en oversigt over de dokumenter, der skal arkiveres. I en personlig fil, der skal overføres til arkivet, skal du arkivere alle tilgængelige dokumenter: et spørgeskema eller genoptagelse, kopier af uddannelsesdokumenter, kopier af ordrer om ansættelse, afskedigelse og andre ordrer, der blev udstedt under arbejdstagerens arbejde. Disse kan være ordrer om at hæve eller sænke lønningerne, at overføre, udføre yderligere opgaver osv. Vedhæft også alle certifikater, som medarbejderen nogensinde har fremlagt for din organisation, en kopi af ansættelseskontrakten, yderligere aftaler, regler relateret til medarbejderens arbejde.
Trin 3
Fil filen i en mappe med et bindemiddel, nummer alle ark i øverste højre hjørne. Dette skal gøres med en simpel blyant. Øverst skal du arkivere lageret, underskrive mappen, anbringe bogstavkoden på det første bogstav i medarbejderens efternavn såvel som på forsiden af mappen i stort antal året for afskedigelse fra din virksomhed.
Trin 4
Du kan holde styr på året for afskedigelse for en medarbejder eller for flere, der holder op på et år. Hvis du bogfører flere medarbejdere, skal du lægge alle de personlige filer i en fælles mappe og underskrive året for afskedigelse på omslaget. Der kan maksimalt gemmes 250 ark i en mappe. Form hver kompleks sag ikke kun efter afskedigelsesåret, men også efter efternavnens alfabet.
Trin 5
Når du overfører alle sager til arkivet, skal du oprette en leveringsliste. I den første kolonne angives det ordinære antal tilfælde, i den anden indekserne for alle tilfælde i henhold til nomenklaturen. Den tredje kolonne udfyldes med overskriftens navn, den fjerde - efter datoer, den femte - med antallet af ark, den sjette - ved holdbarheden, den syvende kolonne, du kan udfylde, hvis der er noter eller tilføjelser.
