Et stort og separat område af arkivarbejde betragtes som de spørgsmål, der vedrører udarbejdelse af dokumenter til levering til organisationens arkiv. Derfor fortjener de seriøs opmærksomhed, da der i denne fase af arbejdet med dokumenter ofte laves forskellige metodologiske og praktiske fejl, som i fremtiden kan medføre negative konsekvenser for arkivets arbejde.
Instruktioner
Trin 1
Alt arbejde relateret til overførsel af dokumenter til arkivet, herunder personalepapirer, er normalt opdelt i følgende faser: - først og fremmest er det nødvendigt at udføre dannelsen af dokumenter i den nuværende produktion og efter afslutningen;
- efter sagens dannelse skal de udarbejdes i overensstemmelse med alle de etablerede regler
- derefter foretage en værdiafprøvning og forberede arkivering;
- foretage en oversigt over alle dokumenter, der overføres til organisationens arkiv
- i sidste fase overføre de officielle papirer til organisationens arkiv.
Trin 2
Først skal du udføre den korrekte dannelse af dokumenter relateret til personale i visse komplekser, det vil sige i tilfælde. I specielle mapper skal sådanne officielle papirer dannes som ordrer til forskellige aspekter af virksomhedens medarbejderes aktiviteter for personale, der har forskellige tidsrammer til deres opbevaring. Denne fase skal udføres, fordi en del af ordrer, der vedrører personale, udelukkende er afsat til gyldige emner, der påvirker arbejdsstedet, samt bonusser til ansatte og flytning til en arbejdsstilling. Denne type papir skal opbevares i virksomhedens arkiv i mindst femoghalvfjerds år. Samtidig afspejler de fleste ordrer, der vedrører sammensætningen af det personlige, de operationelle problemer for virksomhedens medarbejdere: ordrer til forretningsrejser, på vagt, ferier osv. Sådanne dokumenter skal opbevares i fem år. For at gøre det nemmere at bruge søgningen og lette arbejdet i forskellige tilfælde, skal der dannes papirer fra en femårsperiode og en halvfjerdsog femårsperiode.
Trin 3
Det er nødvendigt korrekt at danne de personlige konti for virksomhedens medarbejdere og alle medarbejdere, der vedrører data om lønninger strengt i alfabetisk rækkefølge. Alle papirer i personlige mapper skal kun arrangeres i kronologisk rækkefølge i henhold til datoen for deres modtagelse. Det er også nødvendigt for alle papirer i mappen at udarbejde en arkivopgørelse, der indeholder detaljer som: - papirets navn;
- serienummeret på papiret, der er inkluderet i opgørelsen
- antallet af ark i dokumentet
- dato og nummer på dokumentet (om nødvendigt)
- en oversigtsregistrering af antallet af ark papir, der er inkluderet i den personlige fil
- Bemærk.
