Registrering af dokumenter, der skal sendes til arkivet, udføres efter årets udgang. Således forberedes dokumenter til opbevaring i forbindelse med de etablerede regler. Afhængigt af opbevaringstid såvel som dokumenternes værdi afsluttes sagerne fuldt ud eller i henhold til et forenklet system.
Instruktioner
Trin 1
Lav en liste over sager for dokumenter til midlertidig opbevaring (op til 10 år inklusive). Kontroller rigtigheden af sagens dannelse (om der er dokumenter med en permanent opbevaringsperiode). Lad sagerne være i mapperne, de skal systematiseres i henhold til nomenklaturen for sager, og de behøver ikke at blive nummereret. Sager overdrages til arkivet i henhold til sagens nomenklatur.
Trin 2
I tilfælde af langvarig opbevaring (over 10 år) udføres følgende:
1. Indbinding af kufferten (fastgjort i en hård mappe eller et låg med stærk tråd i fire huller eller kan bindes).
2. Nummerering af ark (udført med en sort grafitblyant i øverste højre hjørne uden at røre ved dokumentets tekst).
3. Udarbejdelse af en certificeringsindskrift (angiv, hvor mange ark der er omringet, om der er skader, tegn og dato).
4. Udarbejdelse af en intern oversigt over dokumenter (for sager med særligt værdifulde dokumenter, personlige, retslige og efterforskningssager osv.). Ved slutningen af opgørelsen skal du angive antallet af dokumenter i sagen og antallet af arkene på opgørelsen.
5. Registrering af alle detaljer om sagsomslaget (institutionens navn, strukturelle enhed, sagsbehandlingsindeks, sagens titel, sags holdbarhed.
Trin 3
Lav en oversigt over dokumenter med permanent eller langvarig opbevaring. Det skal indeholde det individuelle sagsnummer samt oplyse dets indhold og sammensætning i sagsoverskriften. Opgørelsen skal også angive sags opbevaringsperiode. Angiv antallet af sager og antallet af første og sidste sager, tegn og dato. Der udarbejdes en separat oversigt over personalesager.
Trin 4
Send de forberedte filer til arkivet. Arkitekten i din tilstedeværelse kontrollerer antallet af sager i henhold til nomenklaturen eller opgørelsen, laver en bekræftelsesindskrift, markerer antallet af manglende sager, indstiller datoen for accept og overførsel af sager. Fortegnelsen bekræftes af underskrifterne fra de personer, der udførte overførsel og accept af sager.
