Overførsel af alle dokumenter til arkivet er reguleret af føderal lov nr. 125-F3 "Om arkivanliggender i Den Russiske Føderation". Dokumenter skal udarbejdes, beskrives, arkiveres og nummereres. Dette skal ske inden for 12 måneder fra den dato, hvor sagen blev afsluttet.
Nødvendig
- - mappe;
- - ringbind;
- - en simpel blyant
- - dokumentaropgørelse
- - overføre beholdning.
Instruktioner
Trin 1
For at overføre dokumenter til arkivet skal du arrangere dem i rækkefølge. Rækkefølgen skal være i kronologisk rækkefølge. For eksempel, hvis du henviser til en straffesag, vil den første side være en kopi af retskendelsen, den anden vil være den foreløbige afgørelse, og det følgende vil være efterforskningen af sagen, startende fra dens afslutning. Hvis du overfører dokumenter fra personaleafdelingen til arkivet, er det første ark en ansøgning om afskedigelse, det andet er en afskedigelsesordre, den tredje er alle dokumenter i rækkefølge efter dato fra slutningen.
Trin 2
Nummer alle ark begyndende med nummer et i rækkefølgen af layoutet. Foretag nummereringen med en simpel blyant, men tydeligt. Lav en oversigt over dokumenterne, skriv i slutningen, hvor mange numre og sider du har, læg din underskrift, datoen for opgørelsen, organisationens segl, hovedets underskrift.
Trin 3
Fastgør alle ark med et bindemiddel, vedhæft en opgørelse ovenpå. Sæt bogstavkoden i mappen, med efternavnet på den borger, som du overfører sagen til, og året for overførsel af dokumenter til arkivet. Året skal være det samme, som sagen sluttede.
Trin 4
Opret en separat mappe for hver sag, eller læg alle sagerne på et år i en stor mappe, og lav en generel indskrift på koden og bogstavkoden, det vil sige kun sagerne for de borgere, hvis efternavn begynder med det samme bogstav, som kan sættes i en mappe. Men hvis du udfylder et antal dokumenter i en stor mappe, bør antallet af almindelige ark ikke være mere end 250.
Trin 5
Før du overfører sager til arkivet, skal du oprette en overførselsopgørelse. Den første kolonne i opgørelsen er beregnet til indtastning af serienumre i alle sager, den anden for indekser i nomenklaturen. Indtast navnet på alle overskrifter i den tredje kolonne, i den fjerde - datoen for overførslen, i den femte - antallet af ark, i den sjette - de etablerede lagringsperioder for sagen i arkivet, i den syvende kolonne, indtast alle tilføjelser og noter. Oftest udfyldes den syvende kolonne, hvis der af en eller anden grund mangler ark i dokumenterne, eller hvis du straks forkert har indtastet dem i dokumentationen og foretaget ændringer.
