De personlige filer for alle pensionister og pensionister skal sendes til arkivet til opbevaring (artikel 17 i føderal lov nr. 125-F3). En medarbejder i personaleafdelingen er forpligtet til at forberede mapper med dokumenter og overføre dem til en autoriseret medarbejder i arkivet fra hånd til hånd.
Nødvendig
- - mapper;
- - ringbind;
- - blyant
- - beholdning;
- - overføre beholdning.
Instruktioner
Trin 1
Inden du sender personlige filer til arkivet, skal du omhyggeligt forberede alle tilgængelige dokumenter, der er tilbage i personaleafdelingen efter afskedigelse af medarbejdere. Lovgivningen fastsætter visse frister, inden for hvilke det er nødvendigt at have tid til at overføre medarbejdernes personlige filer til arkivering. De bør ikke overstige 12 måneder efter afskedigelsen fandt sted.
Trin 2
Arranger hver personlig fil i omvendt kronologisk rækkefølge. Hvis den første side under ansættelsen var en ansøgning skrevet af en medarbejder om et job, vil arkivdokumenter den første side være et fratrædelsesbrev.
Trin 3
Alle ark foldes i den rigtige rækkefølge, arkiv med et bindemiddel, nummer i rækkefølge. Lav en oversigt på et separat ark. Indtast alle de bundne sider i din personlige fil under serienummeret.
Trin 4
Vedhæft opgørelsen øverst på alle sider. Hvis du udfylder en personlig fil for hver medarbejder separat, skal du placere den i en papmappe, skriv med store blokbogstaver det første bogstav i medarbejderens efternavn og året for afskedigelse.
Trin 5
Når du overfører sager til arkivet, er det tilladt at placere flere sager om pensionerede medarbejdere i en mappe, men antallet af ark i den bør ikke overstige 250. I en mappe skal du placere sagerne for pensionerede medarbejdere om et år, hvis navne begynder med samme brev. Sådan registrering af personlige filer bruges oftest i store virksomheder, hvor en stor strøm af personale passerer i løbet af et år.
Trin 6
For alle forberedte sager skal du oprette et overførselsark, der har en samlet form. I kolonne nr. 1, skriv serienummeret for hver sag ned, i kolonne nr. 2 - indekset for hver sag i henhold til nomenklaturen, nr. 3 - navnet på sagsoverskrifterne, nr. 4 - datoer, Nr. 5 - antallet af ark, der er overført til hver enkelt sag, nr. 6 - opbevaringsperioder, nr. 7 - tilføjelser eller eksisterende noter.
