Arbejdet i enhver virksomhed er umuligt uden medarbejdere. For at forenkle bogføringen af personalebevægelser bruger nogle arbejdsgivere som regel såkaldte personlige filer i løbet af deres forretningsaktiviteter. Generelt betyder begrebet "personlig fil" en slags arkiv, der indeholder alle personlige data om en arbejdende medarbejder. Brug af et sådant regnskabssystem er ikke nødvendigt for juridiske enheder, men for statslige institutioner er personlige filer en obligatorisk post.
Instruktioner
Trin 1
Som regel skriver en ansat en ansøgning om ansættelse, når han ansøger om et job. Du accepterer at acceptere ham til stillingen og udarbejder en ordre (ordre) på accept. Lav derefter kopier af alle dokumenter, for eksempel fra et pas, fra en vielsesattest osv.
Trin 2
På dette tidspunkt udgør du en personlig fil. Bemærk, at der skal oprettes separate mapper for hver medarbejder. Lav kopier af alle ordrer, f.eks. En jobordre. Du har også brug for kopier fra arbejdsbogen, uddannelsesdokumentet, dvs. alle kopier af de dokumenter, du har til rådighed for medarbejderen.
Trin 3
Når alle kopier er lavet, skal du arkivere dem. Bemærk, at denne sag vil stige, når du arbejder. Det vil sige, hvis ordrer udstedes mod denne medarbejder, for eksempel en ordre til en forfremmelse, en ordre om at udpege en ansvarlig person, en ordre om at give orlov osv., Skal du tage kopier af dem og arkivere dem til din personlige fil i kronologisk rækkefølge … Dette gælder for alle HR-dokumenter i forhold til medarbejderen.
Trin 4
Lav en intern opgørelse, så du let kan gøre dig bekendt med sagens indhold. Det er også udfyldt i kronologisk rækkefølge. Alle dokumenter i fortegnelsen skal have et serienummer, dato for udarbejdelse, titel, antal ark og muligvis en slags note.
Trin 5
Medarbejdernes personlige mapper skal opbevares af en ansvarlig person, der er udpeget efter ordre fra lederen. Rettelser er kun tilladt af denne ansvarlige persons hånd, og information kan kun ses i nærværelse af denne person.
Trin 6
Når du afskediger en medarbejder, skal du lukke hans personlige fil, dvs. opsummere, nummerere arkene, skrive det samlede antal sider, sy alt og sende det til organisationens arkiv, mens du udfylder leveringslisten.
