En personlig fil er en samling dokumenter, der indeholder oplysninger om en medarbejder fra tidspunktet for underskrivelsen af ansættelsesordren til datoen for udstedelse af afskedigelsesordren. I vores land er det obligatorisk at vedligeholde personlige sagsakter kun for embedsmænd. Imidlertid foretrækker de fleste virksomheder og organisationer at organisere og registrere medarbejderdata.
Instruktioner
Trin 1
Den personlige fil indeholder som regel følgende oplysninger om medarbejderen: et personligt ark, kopier af uddannelsesdokumenter, en kopi af ordren og ansøgningen om ansættelse, en ansættelseskontrakt, ændringer og tilføjelser til den, dokumenter om certificering og avanceret træning og også andre dokumenter, der er nødvendige for personaletjenesten (en kopi af et ægteskabsattest, fødselsattest, pas, militært ID osv.).
Trin 2
Den personlige medarbejder for hver medarbejder er tegnet i en separat mappe med et papdæksel - et bindemiddel. Den indeholder forudsætningerne: efternavn, navn, patronymic for medarbejderen, dato for sagens åbning. Efter afskedigelse af medarbejderen lukkes den personlige fil. Dokumenter skal sendes til arkivet uden fejl.
Trin 3
Lukkede personlige filer er nummereret, der udarbejdes en intern opgørelse over sagsdokumenter. Dokumenterne i mappen samles i kronologisk rækkefølge - fra det øjeblik medarbejderen ankommer til datoen for afskedigelsen. En intern opgørelse udarbejdes i samme rækkefølge. Nummereringen af opgørelsesarkene er adskilt fra nummereringen af dokumenterne i den personlige fil.
Trin 4
Personalets personlige filer udstedes kun til lederen eller andre personer efter ordre fra lederen såvel som til medarbejderen selv. Oplysninger, der er gemt i en personlig fil, er fortrolige, hvilket betyder, at de ikke kan videregives til fremmede. Det er forbudt at foretage ændringer i de tidligere dokumenter i den personlige fil samt at udtrække dem.
Trin 5
HR-afdelingen fører kun fortegnelser over nuværende medarbejdere. Dokumenterne for de afskedigede medarbejdere overføres til arkivet. De opbevares der i 75 år, og de personlige filer fra ledere, ledere såvel som personer med priser og grader er ubestemt.
