En personlig fil er hele dokumentmængden for en medarbejder, der indeholder de nødvendige personlige oplysninger om medarbejderen og data om hans anciennitet. Den personlige fil opbevares individuelt for hver medarbejder i en separat mappe. For at medarbejderens personlige fil gør det muligt nemt at systematisere oplysninger om medarbejderen, er der visse regler for dens dannelse.
Instruktioner
Trin 1
Husk, at en personlig fil kun obligatorisk udføres for ansatte i public service-institutioner, alle andre arbejdsgivere beslutter, om de vil føre personlige anliggender efter eget skøn. På samme tid, hvis beslutningen om styring af medarbejdernes personlige filer blev taget, skulle dokumentationen udarbejdes i overensstemmelse med reglerne for kontorarbejde.
Trin 2
En medarbejders personlige sagsmappe inkluderer en forholdsvis stor mængde dokumentation, herunder medarbejderens profil, hans biografi, anbefalinger og karakteristika, dokumenter om uddannelse osv. En af de uundværlige egenskaber ved en medarbejders personlige sagsmappe er en intern oversigt over sagsdokumenter.
Trin 3
Lav en intern oversigt over dokumenter - dette er det første dokument, der investeres i sagen. Da den personlige fil dannes i kronologisk rækkefølge, opgøres opgørelsen på samme måde. Således indføres oprindeligt hele listen over dokumenter, der er udarbejdet og modtaget fra medarbejderen ved ansættelse, i beholdningen. I fremtiden, ved modtagelse af ny dokumentation, skal du arkivere dokumenterne i sagen og føre dem op i beholdningen i kronologisk rækkefølge.
Trin 4
Når du vedligeholder en personlig fil for en medarbejder, skal du tildele et serienummer til hvert arkiveret dokument. Mærk siderne med separat nummerering. Desuden tildeles det et specielt indeks afhængigt af dokumentets kategori.
Trin 5
Når du indtaster data i den interne fortegnelse over personlige fildokumenter, skal du angive oplysninger om hvert dokuments serienummer og indeks, dokumentets fulde navn og antallet af ark, i det tilfælde dette dokument optager. Nummerer de ark, som opgørelsen foretages adskilt fra den generelle række af sagen. Bekræft den interne beholdning med din egen underskrift og dens udskrift, der angiver placeringen. Korrekt udfyldning af den interne opgørelse giver dig mulighed for at systematisere medarbejdernes personlige filer og give adgang til oplysninger om medarbejderen praktisk og effektiv.
