En medarbejders personlige fil er information, der afspejler alle faser af forholdet mellem medarbejderen og organisationen. Det dannes (vedligeholdes og formaliseres) af et personaleorgan eller en specielt autoriseret embedsmand. Det er nødvendigt at udarbejde en personlig fil i overensstemmelse med de nuværende regler for journalføring.
Nødvendig
- Mappe "Personlig fil";
- Medarbejderdokumenter (eller deres kopier)
- Pen;
- Hulmaskine.
Instruktioner
Trin 1
En personlig fil startes efter offentliggørelsen af en ordre om udnævnelse af en medarbejder til en stilling.
Trin 2
Den personlige fil indeholder: en intern oversigt over dokumenter; spørgeskema og personligt ark om personaleregistre; Resumé;
kopier af uddannelsesdokumenter (og alle kvalifikationsbeviser) identitetskort; certifikater og andre dokumenter, der bekræfter ændringer i medarbejderens personlige data (kopier af vielsesattest, TIN, forsikringsbevis, fødselsattester for børn) ansvarsaftale; kopier af alle ordrer til aftale, overførsel, incitamenter, forretningsrejser, ferier mv. arbejdsaftale (kontrakt); data om gencertificering; egenskaber.
Alle disse dokumenter (eller deres kopier) skal arkiveres i en mappe.
Trin 3
I den interne opgørelse er det nødvendigt at liste alle dokumenter, der er arkiveret i en personlig fil. Dokumenter arkiveres i kronologisk rækkefølge, når de bliver tilgængelige. I kolonnen "Notat" i den interne beholdning angives det, at dokumenter trækkes tilbage, eller originalerne erstattes med kopier. Den interne opgørelse er underskrevet af den medarbejder, der har udarbejdet den, med angivelse af efternavn, navn, patronym og datoen for kompilering.
Trin 4
Indlæg, der er indtastet i en personlig fil, skrives med en fyldepen eller kuglepen i sort, blå eller lilla, korrektioner er ikke tilladt.
Trin 5
Ark af medarbejderens personlige mappe og hans interne opgørelse nummereres separat.
Trin 6
Når du lukker en personlig fil, skal du indgive en erklæring og beordre at afskedige medarbejderen.
Trin 7
De opbevarer personlige filer i en organisations eller virksomheds pengeskab. De udstedes kun til personlig brug for en bestemt kategori af medarbejdere, der har adgang til personaleoplysninger.
Trin 8
Afskedigede medarbejderes personlige filer overføres til arkivopbevaring i 75 år. Virksomhedsledernes personlige filer opbevares permanent.
