Vigtig dokumentation - kontrakter, fakturaer, handlinger - skal opbevares i virksomheden i lang tid. For nogle værdipapirer er denne periode fem eller endda ti år. For at forhindre, at dokumenterne krølles eller går tabt, skal de arkiveres og arkiveres korrekt.
Nødvendig
- - mapper - bindemiddel;
- - gennemsigtige filer - lommer.
Instruktioner
Trin 1
For at indgive en kontrakt skal du vente, indtil den er underskrevet af alle interesserede parter. Få underskrifter fra begge sides administrerende direktører, og anbring deres segl. Lav derefter kopier af dokumentet og udlever dem til alle involverede.
Trin 2
Giv kontrakten et nummer. Den skal indeholde tal og bogstaver. For eksempel 123-AB. Indtast nummeret på underskrivelsen af dokumentet.
Trin 3
Opret en kontraktlog. Indtast der dokumentnummeret, datoen for underskrivelsen og den juridiske enhed, som det tilhører. Tallene skal gå i rækkefølge, efter hinanden, afhængigt af hvornår kontrakten blev underskrevet.
Trin 4
Hvis der er flere juridiske enheder i virksomheden, skal hver kontraktjournal have sin egen. Dette undgår forvirring.
Trin 5
Sæt kontrakten i en separat fil. Hvis der er flere kontrakter, skal du lægge alt i en lomme. Dette gør det lettere at sammenligne dokumenter og finde dem om nødvendigt.
Trin 6
Indsæt filen i bindemidlet, og fastgør med specialholderne. Udfyld det ikke tæt, dokumenterne bliver krøllede. Skriv den juridiske enhed, hvis dokumenter er gemt i den, på rygsøjlen i mappen samt det år, de blev underskrevet.
Trin 7
Efter udløbet af tre år kan mapperne med kontrakter sendes til lageret. Fold dem i papkasser, og placer dem på et sted, der ikke er tilgængeligt for fugt. På emballagen skal du også angive den juridiske enhed, som dokumenterne vedrører, og det år, hvor kontrakterne blev underskrevet.
Trin 8
Fakturaer og handlinger arkiveres på samme måde som kontrakter. Men i stedet for et papirregister med dokumenter er det bedre at have et elektronisk. For eksempel i programmet "1C: Accounting". Du kan downloade det gratis her: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Dette giver dig ikke kun mulighed for at registrere alle værdipapirer, men også at udføre forskellige operationer med dem - udskrive yderligere kopier, rette fejl osv.
