I løbet af deres aktiviteter skal en regnskabsmedarbejder eller iværksætter behandle mange dokumenter. Dokumentstrømmen øges direkte i forhold til succesen med forretningsudviklingen. Mange arbejdsmetoder er almindeligt kendte, men det er usandsynligt, at nogen vil fortælle hele teknologien til nybegyndere. Denne guide viser dig, hvordan du arkiverer dine dokumenter, så de ikke bliver forvirrede eller går tabt.
Instruktioner
Trin 1
Brug af gennemsigtige filer er lidt vanskelig. Bedre at arkivere dokumenter ved hjælp af en hulning. Naturligvis vil gennemsigtige filer være nyttige til opbevaring af dokumenter, der ikke kan stanses igennem: dokumenter, der er lavet på statsskiltets brevpapir, dokumenter med hologrammer og andre papirer, der er beskyttet mod forfalskning. I resten af dokumenterne er det upraktisk at bruge filer.
Trin 2
Du kan bruge et bindemiddel til at stanse et hul nøjagtigt og tilpasse hvert efterfølgende dokument til det forrige. Dokumenter justeres i en mappe, men hvis du har brug for at flytte et dokument til en anden mappe, er det sandsynligt, at det vil stikke uden for stakken.
Trin 3
Den bedste måde at binde dokumenter på er at bruge en stop punch. Derefter placeres hullerne på hvert sted for hvert dokument. Dokumenter syet på denne måde vil have det mest nøjagtige udseende, og du behøver ikke lave yderligere huller i dem.
Trin 4
Ved arkivering skal du ud over placeringen af hullerne også orientere dokumentet korrekt. Dokumenter placeret over arket kan drejes 90o mod uret.
Trin 5
For at forbinde dokumenter bruges ofte hæfteklammer eller papirclips. Det er sandt, at de har en ulempe: et bundt dokumenter fastgjort med hæfteklammer eller papirclips har en bule ved fastgørelsespunkterne, hvilket gør det vanskeligt at arbejde med papirer. Det er bedre at forbinde ark i et flersidet dokument med en dråbe PVA-lim. I de fleste tilfælde tager det kortere tid, og stakken med dokumenter har ikke buler.
Trin 6
Hvis dokumentet er mindre end et standardark, skal det først indsættes på et standardark, hvorefter det kan arkiveres med resten af dokumenterne.
