Et brev til kunden skrives, hvis det er umuligt at opfylde forpligtelser over for ham af din organisation, hvis han ikke har overført penge til de leverede varer, og hvis der er behov for at informere ham om det nye sortiment.
Instruktioner
Trin 1
Start dit brev ved at spørge nogen, der repræsenterer kundens organisation. I denne del af brevet er sådanne høflighedsudtryk som "Kære Ivan Andreevich", "Mister Remizov" passende. Hvis klientfirmaet ikke har en bestemt person, som forbindelserne er etableret med, skal du kontakte "Kære Herrer".
Trin 2
Præsenter dig selv med navnet på din organisation. Brug standard sætninger, for eksempel "MontazhSpetsStroy LLC vil gerne udtrykke vores respekt for dig og ønsker din organisation velstand." Dette giver dig mulighed for at orientere din kunde ved at læse hovedteksten, han vil ikke gå over, hvem der er adressaten for brevet.
Trin 3
Formuler årsagen til brevet. Skrivningsformen og meddelelsens indhold afhænger af dette. Den mest almindelige årsag til skrivning af breve til en kunde er manglende betaling for de leverede varer eller leverede tjenester. I dette tilfælde henvises til den relevante klausul i aftalen, angives, at kunden er ansvarlig for at betale fakturaen inden for en bestemt tidsramme. Hvis dette ikke er dit første brev om dette emne, skal du appellere til kundens ansvar for manglende overholdelse af de forpligtelser, der er foreskrevet i afsnit X i leveringsaftalen. Bemærk, at i tilfælde af manglende betaling af regninger, skal du gå til retten.
Trin 4
Undskyld over for kunden, hvis årsagen til skrivningen af brevet var manglende evne til at levere varerne til ham inden for de betingelser, der er specificeret i kontrakten. Forsøg ikke at forklare årsagerne til, at du mangler leveringstiden, kunden er ikke interesseret i dette, det er bedre at informere ham om, hvor længe din organisation vil være i stand til at opfylde sine forpligtelser i henhold til kontrakten. I slutningen af brevet skal du bruge sætningerne "Tak for din forståelse", "Vi håber på yderligere samarbejde."
Trin 5
Informer kunden om den nye produktlinje, der tilbydes af din virksomhed, hvis din partner ikke er opmærksom på det ændrede sortiment. I et sådant brev er det ønskeligt at angive, hvilke rabatter kunden får, når de udarbejder nye leveringskontrakter som almindelig kunde.
Trin 6
Abonner i slutningen af brevet. Efterlad dine kontaktoplysninger, så kunden ved, hvordan man kontakter din organisation. Ønsker alt det bedste for organisationen og den person, der repræsenterer den.
