For korrekt at arrangere medarbejdernes afgang med årlig ferie fastlægger lovgivningen standardformularer for dokumenter. Disse inkluderer en ferieplan for medarbejderne, en ordre om tildeling af ferie til hver af medarbejderne samt en lønningsnota i den tilsvarende form.
Instruktioner
Trin 1
I ferieplanen (den er udarbejdet og godkendt inden 17. december det foregående år) er det nødvendigt at medtage proceduren for at lade hver medarbejder i organisationen være på ferie det næste år. Når man udarbejder en tidsplan for rækkefølgen af ferier, er det vigtigt at tage højde for detaljerne i organisationens arbejde og om muligt medarbejdernes ønsker. Vær også opmærksom på fagforeningens mening, hvis der er en i din organisation. En medarbejder i personaleafdelingen eller den person, der er ansvarlig for at føre personaledata, er ansvarlig for dannelsen af ferieplanen, og den er godkendt af lederen af personaletjenesten og lederen af organisationen.
Trin 2
Både arbejdsgiveren og medarbejderne selv er forpligtet til at overholde den godkendte ferieplan. For at medarbejdere kan overholde tidsplanen, skal de være fortrolige med den, og det er bedst at gøre dette mod underskrift.
Trin 3
Umiddelbart inden ferie, senest to uger i forvejen, underretter arbejdsgiveren medarbejderen om startdato og varighed af ferien. Til dette formål udarbejdes en meddelelse eller en ferieordre (som under alle omstændigheder skal udarbejdes). Ved at udfylde ordren på forhånd undgår du således behovet for at udarbejde meddelelser for hver medarbejder, der forlader på ferie.
Trin 4
Overførsel af den planlagte ferie er tilladt efter gensidig aftale mellem medarbejderen og administrationen. På medarbejderens initiativ udsættes ferien på baggrund af en ansøgning, der skal godkendes af lederen.
Trin 5
På initiativ af organisationen udsættes ferien på baggrund af lederens rækkefølge, forudsat at medarbejderen får besked om udsættelsen og ikke modsætter sig den.
Trin 6
Fra medarbejderens side er det nødvendigt at skrive en erklæring, der angiver antallet af feriedage eller tydeligt angiver start- og slutdatoer for ferien, når de tager på ferie.
