Samarbejde med udenlandske partnere er allerede blevet normen for russiske virksomheder. Derfor er udvekslingen af delegationer, som er en del af arbejdsprocessen, også en ret almindelig begivenhed. Men hvis du er vært for dine udenlandske eller russiske partnere for virksomheden for første gang, skal du tage flere nyanser i betragtning, så de ikke forstyrrer etableringen af forretningskontakter og ødelægger indtrykket af mødet.
Instruktioner
Trin 1
En invitation til at mødes skal sendes så tidligt som muligt, selvom der er opnået en foreløbig aftale. Dette er et tegn på, at du værdsætter dine partners tid meget og respekterer deres travlhed.
Trin 2
Når bekræftelse er modtaget, skal du angive antallet af medlemmer af den ankomne delegation. Det er bedre, hvis du får en liste over gæster med en angivelse af positionen og overvågede retninger. Vælg sammensætningen af din delegation i overensstemmelse med denne liste, med hensyn til antal skal den være omtrent den samme som delegationen af gæster. Diskuter med gæsterne, hvilket sprog de foretrækker at kommunikere, og pas på en tolk for dig selv, selvom gæsterne kommer med deres egen tolk.
Trin 3
Lær om ansvarsområdet og kompetence for hver af dine gæster. Udenlandske partnere er som regel meget strenge med at opretholde den officielle kommandokæde, så du skal have en klar idé om, hvilke spørgsmål denne eller den anden gæst er autoriseret til at diskutere.
Trin 4
Forbered og blive enige om en liste over emner, som du bliver nødt til at diskutere. Saml alt materiale og dokumenter, som du muligvis har brug for. Beslut hvilke dokumenter der skal underskrives som et resultat af forhandlingerne, og drøft i hvilken tilstand de skal gennemføres: varighed, pauser.
Trin 5
Vælg et behageligt værelse baseret på antallet af personer, der deltager i mødet. Hver af dem skal have et sted, hvor han komfortabelt kan rumme, for mellem pauser bliver du nødt til at sidde i flere timer. Sørg for, at der under mødet serveres te, kaffe, kiks, og glas og mineralvand er på bordene. Hvis ingen har noget imod det, så glem ikke at sætte i askebægerne.
Trin 6
Bed dine gæster om samtykke til lydoptagelse af mødet, det kan ikke foretages uden tilladelse. Sid gæster, der vender ud mod hoveddøren, denne psykologiske nuance gør det muligt for dem ikke at føle sig stressede. Bed om ikke at blive distraheret af eksterne opkald under forhandlingerne. Forbered dagbøger og kuglepenne til gæsterne.
Trin 7
Tving ikke gæsterne til at lede efter dig, når de ankommer til mødestedet. Nogen skal møde dem i lobbyen på bygningen og eskortere dem til det rum, hvor forhandlingerne vil blive afholdt.
