Begivenhedsrapporten kan være kort eller detaljeret. Men det skal indeholde data om, hvor mange penge der blev brugt på at organisere begivenheden, og hvor mange gæster der kom. Og også en liste over pressen, der deltog i aften.
Instruktioner
Trin 1
Udfyld "overskrift" i rapporten som følger. Ovenfor, midt på A4-ark, skal du skrive RAPPORT med stort tryk. På den næste linje "om den afholdte begivenhed", der angiver navnet på begivenheden i anførselstegn. Nedenfor er dato og sted.
Trin 2
Efter to eller tre linjer indrykket skal du skrive underoverskriften "inviterede". Her angives antallet af dem, som invitationskortene blev sendt til, og dem, der deltog i arrangementet. Du kan finde ud af dette på en enkel måde. Forbered en vis mængde souvenirs på forhånd. Kort før afslutningen af arrangementet skal du placere arrangører nær udgangen, som uddeler gaver. Ved at beregne det resterende antal finder du ud af, hvor mange gæster der var. Eller indsamle invitationer og visitkort fra dem, der kom, under dække af et lotteri. På den ene side vil du tælle de tilstedeværende, på den anden side vil du erhverve nyttige kontakter. Angiv separat, hvor mange VIP-personer der var - generelle direktører for virksomheder, aktionærer, berømte personligheder. Angiv deres for- og efternavne.
Trin 3
Skriv i "presse" sektionen, hvor mange journalister der var til stede, og for hvilke medier de arbejdede. Tilføj kontaktnumre her. Hvis publikationer allerede er offentliggjort, vedhæft dem til rapporten.
Trin 4
Den næste underoverskrift er "begivenhed". Her beskrives, hvordan aftenen gik, hvem fra ledelsen optrådte på scenen, hvad der var i programmet. Fortæl os, hvordan publikum opfattede organisationen, om de kunne lide buffetbordet og musikken. Vedhæft et omkostningsoverslag i slutningen. Alle omkostninger skal staves derude: leje af en hall, betale for præsentatørens arbejde, udgifterne til souvenirs osv. Tæl hvor mange penge der blev brugt til hver gæst.
Trin 5
"Noter". Beskriv her manglerne ved begivenheden så detaljeret som muligt. Hvor der var fejl, hvad gik galt. Dette vil hjælpe med at forhindre gentagelse af situationer i fremtiden. Giv anbefalinger til, hvordan du optimerer processen med at organisere en ferie. Det kan være nødvendigt at involvere mere personale eller ændre gæstemeddelelsessystemet. Alle disse kommentarer er meget vigtige for ledelsen, der gennemgår din rapport.
Trin 6
Den sidste er fotografier. Vedhæft dine bedste billeder af begivenheden til din rapport. Prøv at fange tilstrømningen af gæster, smil på ansigter, bifald. Glem ikke at vedhæfte et foto af instruktøren. Ledelsen er altid smigrende for sin egen person.
