Korrekt organiseret kontorarbejde i en organisation eller en virksomhed giver dig mulighed for at holde dokumenter i orden og kontrollere deres bevægelser til enhver tid. Hvis din virksomheds aktivitet er relateret til indgåelse af kontrakter, skal du føre en passende journal over deres regnskab. Et veldesignet magasin gør det muligt at registrere detaljerne i dokumenter og deres kronologi.
Nødvendig
- - en journal til registrering af dokumentation
- - materialer, der skal registreres
- - fyldepen;
- - blyant
- - saks
- - lineal
- - papir;
- - tråde;
- - nål;
- - lim.
Instruktioner
Trin 1
Find en bekvem form til at føre en logbog. På samme tid skal du gå ud fra organisationens presserende behov og de særlige forhold ved kontorarbejde. For nylig er elektroniske former for dokumentationsregnskab blevet mere udbredt, men de er ikke altid praktiske, når man gør ledere fortrolige med dem. I det enkleste tilfælde kan du oprette en regnskabsbog i en standard notesbog i stort format.
Trin 2
Nummer siderne i magasinet ved at placere fortløbende numre nederst eller øverst på hvert ark. Sy hele sideblokken med stærk tråd, før enderne forbi den sidste side i magasinet. Skriv på et lille stykke papir, hvor mange ark bogen indeholder. Lim denne etiket til den sidste side i træk, og før enderne af tråden under den, bundet i en knude. Når limen tørrer, anbringes her forseglingen for dokumenterne og signaturen for den person, der udstedte bladet.
Trin 3
Begynd at designe din titelside. Skriv navnet på journalen på forsiden af journalen, f.eks. "Kontraktsjournal". Inkluder i beskrivelsen navnet på organisationen (virksomheden) og dens vigtigste detaljer. Efterlad to linjer til tidsskriftets start- og slutdatoer. Alle disse oplysninger kan ikke indtastes manuelt, men fortrykt på en printer og derefter pænt limet på omslaget til magasinet.
Trin 4
Del journalens arbejdssider i så mange kolonner, som det kræves for en komplet beskrivelse af de dokumenter, der skal registreres. Sørg for at angive kolonner for serienummeret, datoen for modtagelse af dokumentet, indgåelsen af kontrakten, frigivelsen af ordren osv. Efterlad en separat kolonne for en kort beskrivelse af essensen af dokumentet og dets hovedindhold. Giv også et sted til underskrift af den person, der modtog dokumentet til eksekvering.
Trin 5
Hvis det er nødvendigt, skal du registrere tidsskriftet på kontoret (sekretariatet) og tildele det relevante nummer og andre detaljer til det. Efter registreringsproceduren kan bogføringsjournalen bruges til det tilsigtede formål.
