Alle organisationens dokumenter skal opbevares korrekt. Et klart system giver dig mulighed for straks at finde det rigtige stykke papir. Nogle typer dokumenter har deres egne opbevaringsregler, f.eks. For ordrer.
Nødvendig
mapper, kasser, papir, computer
Instruktioner
Trin 1
Opret en ordrelog, hvor alle ordrer til organisationen registreres. Tidsskriftet skal nødvendigvis være bundet og nummereret, hvilket udelukker efterskrift eller sletning af sider.
Trin 2
Journalen skal indeholde visse kolonner. Det omtrentlige indhold af kolonnerne kan være som følger: en kolonne, hvor postens nummer er angivet i rækkefølge, kolonnen med datoen for ordren, kolonnen med et resumé af ordren, kolonnen med ordrenummeret, kolonne, hvor medarbejderen sætter et præg på fortrolighed med denne ordre. Derudover kan der tilføjes en kolonne, der angiver placeringen af ordren (mapper eller boks).
Trin 3
Alle ordrer skal sorteres i mapper: ordrer til optagelse og afskedigelse af medarbejdere (personaleordrer), ordrer, der afspejler medarbejderincitamenter, afsendelse af dem på forretningsrejser og ferier, ordrer, der afspejler organisationens hovedaktiviteter. Hvis ordrer har fremragende opbevaringsperioder, oprettes der separate mapper til dem.
Trin 4
Ordreopbevaringssystemet skal være klart, systematiseret og sikre kontinuiteten i de numre, der er tildelt ordrer. Dette gælder især når ordren trækkes tilbage for arbejde. Det anbefales, at du laver en fotokopi af den beslaglagte rækkefølge for at undgå forvirring.
Trin 5
Alle ordrer skal udskrives på organisationens brevpapir. I dette tilfælde er forseglingen på ordren ikke påkrævet. Hvis ordren er trykt på et almindeligt papirark, skal organisationens segl være på den.
Trin 6
Hvis virksomheden har vedtaget et elektronisk system til lagring af ordrer, skal det være ensartet i hele organisationen. Medarbejdere, der har ret til at sætte deres underskrift på disse dokumenter, skal have adgang til elektroniske ordrer. I dette tilfælde er det meget praktisk at bruge EDS (elektronisk digital signatur). Det anbefales under alle omstændigheder at udskrive ordreloggen.
