En ordre er et dokument af stor praktisk betydning. Det indikerer en bestemt handling: ansættelse og fyring af en medarbejder, disciplinær handling, behovet for at indføre ny teknologi og meget mere. Ekspeditøren skal sikre opbevaring af denne type dokumenter og evnen til hurtigt at finde den rigtige. Til dette tildeles hver ordre et unikt identifikationsnummer.
Nødvendig
- - Ordre:% s;
- - logbog
- - instruktion i personaledatahåndtering
- - 2 eller 3 mapper.
Instruktioner
Trin 1
Registreringsformularen for ordrer er ikke strengt reguleret af loven. Der er en standardinstruktion offentliggjort af Rosarkhiv den 27. november 2000, hvori det hedder, at nummereringen af ordrer fra personale og hovedaktivitet skal udføres separat inden for et kalenderår. Hvis du arbejder i et lille firma, hvor sekretæren også udfører en ekspeditørs arbejde, skal du starte 3 mapper og 3 registreringsjournaler.
Trin 2
Udarbejd instruktioner til kontorarbejde. Det kan bestå af kun et par ting. Angiv, hvilke ordrer der skal opbevares i 5 år, og hvilke - 75. Skriv i hvilke arrays ordrerne til din virksomhed er opdelt i, og hvordan du besluttede at udpege dem. Ordrer til hovedaktiviteten nummereres normalt med et fortløbende nummer og personaleordrer - med et nummer og et bogstav. For eksempel kan nummeret se ud som "Ordrenr. 2-l / s" eller "Bestillingsnr. 2-k". Tænk på forskellige betegnelser for dokumenter med forskellig holdbarhed. For eksempel kan kortvarig markeres som personale og langvarig - som personale.
Trin 3
Opdel ordrer af personale i 2 dele efter holdbarhed. Dokumenter om levering af regelmæssig or uddannelsesorlov, kortvarig forretningsrejse, incitamenter og disciplinære sanktioner opbevares i 5 år. Indsend ordrer for ansættelse, overførsel, afskedigelse, lange forretningsrejser og lange ferier i en anden mappe. Skriv navnet på mappen og udløbsdatoen på omslagene til binderne. Udfyld ordrer for hovedaktiviteten separat
Trin 4
I store virksomheder udstedes ordrer fra forskellige tjenester. Dokumentation for hovedaktiviteten opbevares som regel af sekretæren og for personalet - af personaleafdelingen. Derfor har hver sin egen mappe og sine egne regnskabsbøger. Det er nok for en HR-specialist at starte 2 bøger og 2 mapper, opdele dokumenter efter opbevaringsperioder. Men med et meget stort dokumentflow deles hver mappe ofte efter ordretyperne. Hvis din virksomhed har vedtaget et separat lagersystem, skal du stadig nummerere ordrer i en fælles matrix og registrere dem i en journal.
Trin 5
Ordrer til hovedaktiviteten kan ikke kun gælde for hele virksomheden, men også for individuelle afdelinger. Udvikl kode for hver afdeling eller afdeling. Det kan være et bogstav eller et tal. Glem ikke, at udpegelsen af ordrer til hovedaktiviteten skal afvige fra den, der accepteres i din virksomheds personaledata. I dette tilfælde ligger nummereringen inden for det generelle array af "hovedaktivitet".
