På trods af overflod af kommunikationskanaler er e-mail fortsat den mest pålidelige for forretningskontakter. Dens åbenlyse ulempe før verbal kontakt er, at modtageren simpelthen kan ignorere brevet. For ikke at skrive ind i tomrummet er det vigtigt at kende reglerne for korrespondance mellem virksomheder og e-mails.
Temaet er hovedet
Effektiviteten af elektronisk forretningskorrespondance afhænger stort set af det rigtige emne. Efter at have rullet gennem listen over sendte beskeder, vil modtageren sandsynligvis efterlade et brev uden et emne i slutningen af arbejdsdagen, idet de foretrækker vigtigere titler.
Emne i formatet "fra Alexander", "for Vitaly" og andre abstrakte overskrifter er kun passende, hvis modtageren venter på et brev og i en nylig samtale er blevet informeret om den forestående afsendelse af vigtig information. I alle andre tilfælde er sådanne emner uheldige. De afspejler ikke årsagen til appellen, essensen af brevet og vigtigheden.
En veldefineret sætning på 2-4 ord betragtes som et godt emne. For eksempel: "Udkast til rapport til godkendelse", "Kommercielt tilbud fra LLC" Business-Trade "," Om levering af skifer "," Skifer. Forslag til behandling ".
Uanset formålet med appellen skal forfatteren af brevet være forsigtig med at tiltrække opmærksomhed. Så bemærker "Haster!", "Direktør personligt", "Vigtigt!" skal kun angives i emnelinjen i tilfælde, hvor meddelelsen virkelig har en ekstrem grad af betydning og ikke kun for afsenderen, men også for modtageren. Hvis hvert brev fra den samme kontaktperson ledsages af uberettigede tegn på opmærksomhed, stopper modtageren med at svare på dem og vil i ekstreme tilfælde sende dem til den sorte liste eller omdirigere til underordnede.
Appel
E-mailen skal starte med en besked. Det er bydende nødvendigt at bruge modtagerens fulde navn og skrive dem uden fejl. En opmærksom adressat, der bemærkede en stavefejl i sit navn, vil helt sikkert miste tilliden til forfatteren af appellen og interessen for at fortsætte dialogen.
For at forhindre dette i at ske, selv med massepost, bør du ikke forsømme at korrekturlæse teksten i følgebrevet, før du sender det. Fejl kan oftest skjule sig i tilfælde af slutninger, når man adresserer og skriver komplekse efternavne. Uanset modtagerens status er det mere korrekt at anvende ved navn og patronym, hvis de ikke er kendt, er det tilladt at bruge traditionelt neutrale konstruktioner: "God eftermiddag", "Hej". Hvis forfatteren og modtageren af brevet bor i forskellige tidszoner, er følgende appel tilladt: "God dag", "God time".
Værdsætter din egen og andres tid
E-mailen skal være kort, klar og blottet for irriterende eller unødvendige detaljer. Denne kvalitet er især vigtig i tilfælde, hvor elektronisk korrespondance fungerer som begyndelsen på forretningssamarbejde og ikke dets fortsættelse.
I appelens første afsnit skal forfatteren præsentere sig selv, hvis korrespondancen ikke tidligere blev ført eller blev afbrudt for længe siden. Det optimale design til dette er den traditionelle sætning:”Du er bekymret for Vasily Kuznetsov, en ansat i Business Trade. Jeg vil gerne fortsætte vores samtale om behandling af forslaget om levering af en kanal”.
Desuden skal selve tilbuddet præsenteres så kortfattet som muligt, og som en udvidet informationskilde bør der vedlægges et kommercielt tilbud til brevet.
Alle komplette tanker i en sætning skal logisk opdeles i afsnit, lister skal indtastes, fed fremhævning og understregning skal bruges korrekt, hvilket forbedrer læsernes opfattelse af information og reducerer tiden til at fordybe sig i emnet. Typisk indeholder en e-mail sjældent mere end 3-5 afsnit.
Endelig konstruktion
Det er rimeligt at afslutte e-mails med en forretning farvel i stilen: "Med bedste ønsker, …", "Med venlig hilsen til dig, …" osv. Men med farvelord som "Altid din, …", skal du være så forsigtig som muligt, da uformel tone og overdreven konvergens kan være tvetydig for modtageren.
Underskriften skal ledsages af kontaktoplysninger. Det er vigtigt at angive telefonnumre, fax, den officielle hjemmeside for den organisation, der er repræsenteret, samt en backup-e-mail-adresse, fordi modtageren ser kontaktadressen i selve brevet.
Tanker, der vises under udarbejdelsen af et dokument, bør ikke formaliseres i et efterskrift. Som du ved, er et sådant udtryk for forsinkede ideer til skrivning kun passende i personlig korrespondance. Og elektronisk skrivning giver dig mulighed for når som helst at ændre tekstindholdet i appellen. Brug i et brev P. S. kan opfattes negativt af modtageren, som ikke uden grund kan tro, at adressaten tog sig tid til at harmonisk medtage yderligere oplysninger i brevet og besluttede at begrænse sig til et hurtigt efterskrift.
