Ledsagedokumenter udarbejdes for at bekræfte afsendelsen af antallet af dokumenter, varer og andre væsentlige værdier, der er angivet i dem. De ledsagende dokumenter, der vedrører godstransport, kan også indeholde andre oplysninger.
Fremsendt brev
De fremsendte officielle dokumenter ledsages næsten altid af et følgebrev. Den indeholder detaljerne om afsenderen, adressaten, en beskrivelse af de dokumenter og materialer, der skal sendes. Det tilrådes også at bemærke, hvor mange ark det sendte dokument består af. Følgebrevet udarbejdes som et separat dokument på to ark, hvoraf det ene forbliver hos afsenderen. I organisationer er det udgående nummer og dato stemplet på følgebrevene. Disse foranstaltninger er nødvendige for at sikre, at alle dokumenter modtages i fuld sikkerhed af adressaten. Det er også til en vis grad afsenderforsikringen.
Ledsagedokumenter til godstransport
Når du udfører transport, fungerer forsendelsesdokumenter som ledsagedokumenter såvel som en skriftlig transportkontrakt. De præsenteres i form af en jernbanefragt til transport med jernbane, en fragtbrev til lufttransport, en fragtbrev til vejtransport og en konnossement til søtransport.
De nødvendige oplysninger om lasten (navn, mængde, metode til bestemmelse af vægten osv.), Afsender, modtager, transportafstand og dens værdi indføres i fragtbrevet. Det er transportdokumentet og bestemmer forholdet mellem afsender, transportør og modtager.
Kuponen er også en sikkerhed, der bekræfter indehaverens ret til at disponere over den gods, der er specificeret i konnossementet og modtage lasten efter transporten. På baggrund af forsendelsesdokumentet udarbejder luftfartsselskabet en konnossement, hvor afsenderen angiver afsenderens og modtagerens navn, de nødvendige oplysninger om den afsendte gods, mængden af transport (fragt). Afsenderen af lasten er ansvarlig over for transportøren for unøjagtigheden af oplysninger og alle konsekvenser deraf.
Kuponen bekræfter accept af varerne til transport og ledsager dem gennem hele ruten. Yderligere overføres den sammen med varerne af transportøren til modtageren.
En konnossement i alle typer transport undtagen jernbane udarbejdes i tre eller flere eksemplarer, så hver part har en kopi af konnossementet i tilfælde af tvister.
Afsenderen af lasten skal ud over kuponen også levere alle de dokumenter, der er nødvendige for sanitære, toldmæssige, karantæne og andre regler.
