Kontorarbejde er en vigtig del af enhver virksomheds aktiviteter, som giver dig mulighed for at føre registre over alle administrative og forretningsdokumenter. En medarbejder eller en hel enhed, hvis opgaver inkluderer kontorarbejde, findes i enhver virksomhed, uanset dens form for ejerskab. Kompetent leveret kontorarbejde er en garanti for et godt koordineret arbejde i hele virksomheden og dets hurtige reaktion på ændringer i forretnings- og markedsforhold.
Hvad er kontorarbejdet til?
Før eller senere, efter start af aktiviteter, står enhver virksomhed over for behovet for at organisere arbejde med dokumenter, som er det grundlæggende styringsværktøj, da det er med deres hjælp, at overførsel af retningslinjer udføres, og ledelsesbeslutninger kommunikeres til en bestemt kunstner. Systemet med kontorarbejde i virksomheden er designet til at sikre standardisering og ensartethed i dokumentationen, organisere dets regnskab og opbevaring for at lette arbejdet med forretningsdokumenter. Funktionerne i kontorarbejdssystemet inkluderer:
- kompetent organisering af workflow, der sikrer hurtig overførsel af dokumenter langs den korteste vej med minimalt tidsforbrug, så du kan kontrollere overførslen af ethvert dokument og dets udførelse i rette tid
- et automatiseret system til registrering og bogføring af al indgående, udgående og intern dokumentation
- arkivering af dokumenter, der gør det muligt at systematisere dem efter formelle kriterier og forme dem til sager
- oprettelse af en nomenklatur for sager - et kodesystem i henhold til lister over sagsoverskrifter, der letter deres systematisering og bestemmer opbevaringsperioder for arkiver, der er oprettet ved lovgivningsmæssige eller brancheregler.
Hvis alle disse funktioner i arbejde med dokumentflow i virksomheden implementeres, kan vi sige, at kontorarbejdssystemet er debugeret og fungerer efter behov.
Organisatoriske og juridiske aspekter
Ethvert dokument, der indeholder oplysningerne om virksomheden, betragtes som et forretningspapir, og derfor bestemmes juridiske konsekvenser for det, dvs. dette dokument kan allerede præsenteres i retten, når man løser konflikter og modsætninger, der er opstået. Derfor bør udførelsen af kontorarbejde udføres på grundlag af lovgivningsmæssige dokumenter - specielt udviklede instruktioner, verificeret af den juridiske tjeneste og godkendt af virksomhedslederen. Denne instruktion er ikke kun en manual, men også et dokument, der er obligatorisk til eksekvering, så alle interesserede skal være fortrolige med den mod underskrift.
Dokumentformularer, i overensstemmelse med hvilke virksomheden udfører sine aktiviteter, skal standardiseres. Sammensætningen af de detaljer, der skal angives på formularerne, bestemmes i overensstemmelse med GOST R 6.30-2003 “Unified documentation systems. Samlet system med organisatorisk og administrativ dokumentation. Krav til papirarbejde . Den samme standard opstiller også krav til design af forretnings- og administrativ dokumentation.
