Der er et sådant begreb "forretningsskik". Under denne rummelige definition - alle traditioner, der er vedtaget i miljøet med officielle forretningsforbindelser. Officiel korrespondance er fortsat en af de vigtigste mekanismer for forretningsinteraktion. Tjenestemænd, forretningsfolk og offentlige organisationer kommunikerer gennem meddelelser udarbejdet i henhold til generelle regler.
Årsag til at skrive
Ligegyldigt hvor kedeligt og ubetydeligt den forberedende fase af udarbejdelsen af en officiel appel kan synes, kan den ikke overses. Årsagen til udarbejdelsen af dokumentet skal være klart formuleret.
Inden du sammensætter et officielt brev, er det vigtigt at bestemme adressaten nøjagtigt. Efter bestemmelse af emnet for meddelelsen er det nødvendigt at kontrollere, om dette spørgsmål falder inden for rammerne af adressatens kompetence. Hvis du er i tvivl, er det bedre at undersøge spørgsmålet om kompetence i organisationens regler og andre normative dokumenter.
Anmodningstype
Når emnet og adressaten er blevet bestemt, skal du overveje typen af appel.
Et officielt brev skal om nødvendigt skrives:
- Informer adressaten. Ofte sendes nyhedsbreve fra modtagere på lavere niveau til modtagere på højere niveau;
- Kontakt adressaten med en test, som indebærer yderligere handlinger fra hans side. Så de henvender sig enten til en overordnet person eller til en lige stilling;
- Giv en opgave. Denne type adresse er kun egnet til adressering af en underordnet.
Enkeltpersoner, der kontakter myndigheder, virksomheder eller andre strukturer, bruger oftest form af anmodning-anmodning.
Form for officiel appel
De barske betingelser for officiel-forretningsmæssig interaktion gør formen for appeller ikke mindre end indholdet. For at brevet skal nå adressaten og ikke gå tabt i kontorets labyrinter, skal det udarbejdes i henhold til alle regler.
Organisationer udarbejder breve på officielt brevhoved, tildeler et udgående nummer og angiver datoen. For straks at afklare ankeproblemerne er det vigtigt at angive entreprenørens fulde navn og kontaktoplysninger. De vises på det sidste ark i brevet i sidefoden.
Enkeltpersoner udarbejder ansøgninger på blanke A4-ark i maskinskrevet form og i sjældne tilfælde i håndskrevet form.
For organisationer er det kun adressatens position og navn, der er angivet i overskriften til appellen, dvs. oplysninger om forfatteren af appellen og kontaktoplysninger findes på den officielle formular. Enkeltpersoner bliver nødt til at supplere overskriften med deres egne data, herunder et telefonnummer til kontakten og en adresse, som et svar skal sendes til.
Til venstre er detaljerne i brevet angivet og under ordlyden af appelemnet: "Om at belønne", "Om at give information", "Om et personligt møde" osv.
Stilen for den officielle appel
Den officielle forretningsstil bruges til at komponere officielle breve. Hovedprincipperne for denne stil er konsistens, entydighed og klarhed i præsentationen. I forretningskorrespondance er dagligdags formuleringer, brugen af vernaculars, for ikke at nævne bandeord og bandeord, uacceptabelt. Selv de mest foruroligende begivenheder i officiel korrespondance skal præsenteres i en neutral tone uden nogen følelsesmæssig farve.
Det er god praksis at følge en klar og logisk struktur af sætninger og afsnit. Dette forenkler i høj grad opfattelsen af information af læseren.
Opbygningen af den officielle appel
Et officielt brev begynder med en appel: ". Dette efterfølges af en præambel, hvor man skal besvare spørgsmålet: "Hvorfor er appellen skrevet på vegne af og af hvilken grund." Det kan se sådan ud:
«».
«».
Efter det generelle til det særlige introduceres en forklarende del, der afspejler detaljerne. Hvis der skrives en klage - konfliktens kronologiske essens. I opfordringsbrevene indeholder den forklarende del oplysninger om begivenhedens sted, dato og tidspunkt, dets arrangører og adressatens deltagelsesform.
Enhver officiel appel slutter med en direkte liste over anmodningen. For eksempel: ", ", " osv.
