Enhver kontorarbejder står før eller senere over for behovet for at skrive et officielt brev. Forretningsetikette understreger, at afslutningen af et brev er lige så vigtigt som udgangspunktet for din besked.
Er det nødvendigt
modtagerens nøjagtige adresse, kuvert, kopier af dokumenter vedhæftet brevet
Instruktioner
Trin 1
Læs igen, hvad du har skrevet, før du begynder den sidste del af brevet. Kontroller teksten for grammatiske og stavefejl, blots og unøjagtigheder. Hvis indholdet af brevet helt tilfredsstiller dig, gentager du i sidste afsnit hovedopgaven med dit brev i en kortfattet og forståelig form. Således opsummerer du din besked, hvilket gør det lettere for adressaten at forberede og skrive et svar.
Trin 2
Hvis det er nødvendigt at vedhæfte kopier af dokumenter til det officielle brev, skal du efter afsnittet gå et par linjer tilbage og angive i kolonnen "vedhæftet fil" en liste over dokumenter. Listen skal være nummereret. Vedhæft fotokopier af dokumenter til bogstavet i den rækkefølge, de er angivet på listen.
Trin 3
Afslut det formelle brev med en høflig og korrekt tale, fx: "Jeg håber på et frugtbart samarbejde." Også i erhvervslivet er det almindeligt at afslutte bogstaver ved hjælp af sætninger som "med respekt", "oprigtigt din", "med respekt." Sørg derefter for at sætte dine initialer og dato. Glem ikke at underskrive ved siden af dit efternavn efter udskrivning af teksten.
Trin 4
Begynd at udfylde konvolutten. Modtagerens adresse er skrevet i nederste højre hjørne, afsenderens adresse er skrevet i øverste venstre hjørne. Sørg for at indtaste det rigtige postnummer, i hvilket tilfælde brevet når adressaten hurtigere.
Trin 5
Det er bedre at sende officielle breve med posten i form af registrerede breve med kvittering for modtagelse. I dette tilfælde vil du have bevis for, at modtageren har modtaget brevet.
