Etikette er et mangesidet koncept, der er regler for adfærd i samfundet, ved bordet eller på offentlige steder. Der er også sådan en ting som forretningsetikette, især forretningsskrivningsetikette. Virksomhedens omdømme afhænger i høj grad af, hvordan korrespondance med kunder, medarbejdere og partnere foregår.
Generelle regler for virksomhedskorrespondance
Skriftlig tale er meget forskellig fra mundtlig, især forretningskorrespondance. Moderne realiteter er sådan, at skrivning i stigende grad menes en e-mail-besked snarere end en besked på papir.
Når det kommer til forretningsforhandlinger med partnere, om e-mails relateret til forretningsmomenter, er e-mail den bedste mulighed for overførsel af information. Imidlertid skrives invitation, tak eller lykønskningsbreve på papir.
Det betragtes som god praksis at bruge kvalitetspapir og helst brevpapir med organisationens logo. Det er bedre at levere vigtige breve eller invitationer til specielle begivenheder med kurer eller anbefalet post. Beskeden på smukt papir i høj kvalitet ser solid ud og hæver virksomhedens rating.
I forretningskorrespondance er korrekthed, læsefærdigheder og nøjagtighed af meddelelsen vigtig. Overdreven følelsesmæssighed, fortrolighed, stødende bemærkninger samt præsentationens længde og tvetydighed er ikke tilladt.
Det er vigtigt at strukturere teksten, placere accenter og tegnsætningstegn korrekt, så modtageren er meget klar over, hvad brevet lige handler om.
Med hensyn til kommunikationsstil er det bedre at undgå floride sætninger, komplekse sætninger på flere niveauer og unødvendige ord. Den overflod af professionelle klichéer i forretningskorrespondance er tilladt.
For klarhedens skyld kan du tilføje diagrammer, diagrammer eller tabeller til teksten.
Det er uacceptabelt at bruge humørikoner og billeder i forretningskorrespondance. Sørg for at kontrollere teksten for fejl og stavefejl inden afsendelse.
Regler for design af forretningsbreve
Et velskrevet forretningsbrev skal have en klar struktur. Der er ingen standard, men der er generelle designregler.
Et forretningsbrev består af en overskrift, hilsen, indhold (basis), farvel, underskrift og detaljer om den afsendende organisation.
"Overskrift" på brevet indeholder normalt organisationens navn, logo, adresse og kontakter til kommunikation (telefon, e-mail, fax).
Desuden kan virksomhedens type aktivitet og navnene på ledere staves i overskriften.
Hætten er oftest trykt i midten af arket, nogle gange er det tilladt at være placeret i det øverste hjørne.
Et velrenommeret firma skal have sit eget brevpapir. Også e-mails skal have formularer, dette giver organisationen soliditet.
I velkomstdelen kan du skrive "God eftermiddag" eller "Hej", hvis beskeden ikke er af streng interpersonel karakter. I et tydeligt forretningsbrev, meddelelse eller anden forretningsdokumentation vil det være mere hensigtsmæssigt straks at adressere adressaten med navn og patronym.
Det vigtigste i forretningskorrespondance er hovedindholdet i brevet - grundlaget.
Denne del har den højeste informationsbelastning, det er i det, formålet med appellen afsløres.
Der kan være flere grunde til at kontakte, henholdsvis præsentationen af hvert aspekt skal begynde med et separat afsnit. Det er nødvendigt at strukturere hoveddelen af brevet for at differentiere emner og bedre forstå informationen.
Eksempler på afsnit indeholder følgende sætninger: "vi beder dig", "informer", "tilbud til overvejelse" og andre.
Det er værd at huske, at der også er en struktur inden for aspekterne.
Afsenderen af et forretningsbrev skal begrunne anmodningens relevans, offentliggøre dets hovedindhold og beskrive det forventede resultat i tilfælde af et positivt svar.
Direkte taleformler bruges sjældent i forretningsbreve. Hovedformålet med den sidste sætning er at udtrykke respekt for adressaten og den sædvanlige hyldest til høflighed. Eksempler på afsluttende sætninger: "bedste ønsker", "venlig hilsen", "på forhånd tak for dit svar" og andre.
En personlig underskrift skal være i slutningen af brevet. Afsenderens efternavn, initialer og position er normalt angivet samt telefonnumre til kontaktpersoner.
Store virksomheder bruger elektroniske signaturer. Dette er en speciel fil med en tekstsignatur, der automatisk anbringes i slutningen af hvert bogstav. En elektronisk signatur må ikke overstige fem til seks linjer og overstige 70 tegn.
Denne designstruktur gælder også for salgsfremmende breve, følgebrev og takkebreve samt meddelelser, erklæringer, krav og advarsler.
Når du sender en stor mængde information, skrives der en kort support i brevet, og hovedpakken udarbejdes som en separat vedhæftet fil. Hvis vedhæftningen "vejer" meget, skal du advare modtageren om dette i følgebrevet i efterskrift.
Svar på et forretningsbrev
I henhold til reglerne for forretningsetikette bør et svar på et brev ikke udsættes i mere end to til tre dage. Hvis der kræves en længere periode for et svar på grund af en række objektive grunde, skal du underrette afsenderen om det, dette betragtes som god form og tilføjer virksomheden troværdighed.
Husk det vigtigste - du skal svare på alle forretnings-e-mails undtagen åbenbar spam.
Når du svarer på forretningsbreve, bruges ofte standardformler:
- "Vi beklager at informere dig …";
- "Tak for …";
- "Vi inviterer dig med glæde …";
- "Vi minder dig …";
- "I overensstemmelse med din anmodning informerer vi …" og andre.
For nemheds skyld kan du oprette en separat fil med lignende talemønstre. Når du vender dig til emnet, vil du i høj grad lette og fremskynde skrivningen af forretningsbreve.
Hvis brevet er vigtigt, og du skal vide med sikkerhed, at det er leveret til adressaten, skal du bestille levering med kurer eller udstede et anbefalet brev (russisk post). E-mail har en "modtaget meddelelse" -funktion, der automatisk sender dig en bekræftelse på, at din besked er blevet set.
Hvis der ikke er noget svar på brevet, ifølge etiketten, kan du foretage et ekstra opkald for at afklare situationen med korrespondancen.
Typer af forretningskorrespondance
Oprindeligt er der to typer forretningskorrespondance: intern og ekstern. Ekstern korrespondance er korrespondance sendt til en tredjepartsmodtager, mens intern korrespondance bruges inden for grænserne for et firma.
Forretningsbreve, efter deres tilsigtede formål, er opdelt i: applikationer, nyhedsbreve, reklamer, forespørgsler, anbefalinger, forslag, påmindelser, krav, invitationer og andre.
Brev - en meddelelse indeholder oplysninger, som adressaten har brug for for at udføre opgaver inden for rammerne af en fælles sag. Sådanne oplysninger er relevante og vigtige for både modtageren og afsenderen.
Ansøgning - en type forretningskorrespondance, der indebærer at sende en anmodning med henblik på at få information eller tjenester. For eksempel en ansøgning om deltagelse i et arrangement.
Anmodning - en skriftlig anmodning om at få oplysninger af interesse. Anmodningen kan være formel og bindende.
Et tilbudsbrev tilbyder normalt samarbejde eller specifikke tjenester og kommercielle forslag. Typisk sendes sådanne breve til flere adresser på én gang; massepost kan bruges.
Invitation - et individuelt brev til invitation til et møde eller en festbegivenhed. Ved udformningen af en sådan korrespondance er brugen af særlige ferieformularer eller postkort tilladt. Det vigtigste er at tydeligt stave navnet på arrangementet, adresse, tidspunkt og sted for mødet.
Et påmindelsesbrev er en besked om opfyldelsen af eventuelle forpligtelser: tilbagebetaling af gæld, levering af en rapport, en påmindelse om et møde og andre.
Hvis en af parterne ikke opfyldte de kontraktmæssige betingelser eller overtrådte aftalen, kan skadelidte sende et krav. Et særpræg ved brevet - krav - er tilstedeværelsen af en detaljeret beskrivelse af de overtrådte forhold, oplysninger om vurderingen af skader, krav om erstatning for tab eller eliminering af den identificerede overtrædelse. Ofte suppleres denne korrespondance med kopier af dokumenter, fotografier og acceptcertifikater.
I anbefalingsbreve vurderes en tredjepart eller virksomhed, og deres karakteristika gives. Sådanne meddelelser er oftest almindelige, når man ansøger om en ny stilling.
Funktioner i forretnings-e-mail
I dag sendes en stor procentdel af forretningsbreve via e-mail, så reglerne for forretningsetikette formulerer også krav til udførelse af elektronisk forretningskommunikation.
Læs afsenderens adresse omhyggeligt. Du skal advares af meddelelser med lignende postkasseadresser: "cupercat" eller "mini - bikini". Ud over almindelig spam kan beskeder fra sådanne adresser indeholde vira.
Hold altid din emnelinje kort og til det punkt.
Etikette giver mulighed for at citere den originale besked, så modtageren straks kan forstå, hvad der står på spil.
Det er tilladt at vedhæfte yderligere materialer i vedhæftningen.
At kende og anvende reglerne for etikette inden for forretningskommunikation hjælper afsenderen med at tjene et godt omdømme og tiltrække nye partnere.
