En forklarende note er et dokument udarbejdet af en medarbejder til overførsel til en embedsmand, der er designet til at forklare årsagerne til manglende overholdelse af krav, manglende overholdelse af deadlines eller andre overtrædelser. Dokumentet kan udarbejdes i en simpel skriftlig form, da dets eksekvering ikke er reguleret af Den Russiske Føderations lovgivning. En korrekt skrevet note vil hjælpe medarbejderen med at forklare situationen for ledelsen, påpege specifikke fakta og hjælpe med at undgå disciplinære handlinger ved at nævne de reelle årsager til hændelsen.
Instruktioner
Trin 1
Udfyld den indledende del af dokumentet med angivelse af oplysninger om adressaten (organisationens navn, efternavn, fornavn, patronym og position for den leder, som forklaringsbrevet er rettet til), placer dem i øverste højre hjørne af A4 ark.
Skriv titlen "Forklarende bemærkning", angiv datoen for forberedelsen og det indgående nummer, der er oprettet i henhold til registreringsreglerne for det interne dokumentflow. Under titlen skal du afklare indholdet af noten og sige, hvad der vil blive diskuteret i den medfølgende forklarende note. Det vil være den kendsgerning eller begivenhed, der fik dette dokument til at blive udarbejdet.
Trin 2
I hoveddelen af dokumentet skal du beskrive årsagerne til, hvad der skete, forklare den aktuelle situation og angive de reelle årsager, der forårsagede disse overtrædelser. Her anføres de konklusioner, der synes at være et tilstrækkeligt grundlag for at forklare, hvad der skete. Og fremsæt derefter en anmodning om at fritage dig for ansvar af ovenstående grunde eller om at involvere andre medarbejdere, der har begået overtrædelser.
Trin 3
I den sidste del opregner du alle de dokumenter, som du finder nødvendige for at fremlægge som bevis, og vedhæftes den forklarende note som ledsagende dokumenter. Læg nu datoen for noten og kompilatorens personlige signatur med en udskrift (navn og titel).
