I løbet af deres aktiviteter sender mange virksomheder deres medarbejdere på forretningsrejser. Det ser ud til, at intet kompliceret - bare medarbejderen gik på en opgave og vendte tilbage fra den. Men selv en sådan simpel begivenhed kræver en ret omfattende dokumentationsproces.
Nødvendig
- - rejsecertifikat
- - serviceopgave
- - forretningsrejse ordre
- - forhåndsrapport
- - rapportere om det udførte arbejde
Instruktioner
Trin 1
Udfør en jobopgave for medarbejderen, der beskriver formålet og tidspunktet for medarbejderens rejse. Normalt udarbejdes en sådan opgave af lederen af den strukturelle enhed, hvor medarbejderen på forretningsrejse arbejder. Underskriv derefter denne jobopgave med lederen af virksomheden, da det er han, der træffer den efterfølgende beslutning om hensigtsmæssigheden af denne forretningsrejse.
Trin 2
Forbered en medarbejder rejseordre. En sådan ordre udstedes normalt af lederen af virksomheden på grundlag af en jobopgave, der er afgivet af lederen af den strukturelle enhed. Lær medarbejderen at tage på forretningsrejse med denne ordre mod underskrift.
Trin 3
Udsted et forretningsrejecertifikat for medarbejderen baseret på forretningsrejseordren. Dette certifikat angiver tidspunktet for medarbejderens ankomst til bestemmelsesstedet og tidspunktet for hans afgang derfra. Ifølge disse karakterer beregnes hans faktiske tid på en forretningsrejse efter medarbejderens tilbagevenden, og rejsegodtgørelsen beregnes.
Trin 4
Giv medarbejderen et forskud på rejseudgifter. Sådanne udgifter inkluderer betaling af dagpenge, rejser, leje af bolig osv. Daglige udgifter betales til medarbejderen for hver dag, han er på forretningsrejse, samt for alle de dage, han bruger på rejsen. Hvis en medarbejder sendes på forretningsrejse i landet, betales et sådant forskud i den nationale valuta, og hvis han er i udlandet, i valutaen i det land, som han rejser til.
Trin 5
Udarbejd en rapport om det udførte arbejde baseret på resultaterne af medarbejderens tilbagevenden fra en forretningsrejse. Denne rapport viser mængden af arbejde, der udføres af medarbejderen under rejsen, og viser også de faktiske udgifter til turen, inklusive dagpenge. De originale dokumenter er vedhæftet en sådan rapport, såsom: billetter til rejser, kvitteringer for betaling af hotellet osv. Sammenlignet med de beløb, der gives til medarbejderen i form af et forskud, beregnes omkostningerne igen: Overskydende midler trækkes tilbage, eller overforbrug returneres. Medarbejderen skal gøre sig bekendt med dataene i rapporten om det arbejde, der udføres mod underskrift.
