Mange organisationer har strenge krav til organisering af dokumenter og oprettelse af arkiver. Det er nødvendigt at sikre sagernes sikkerhed og isolere dem fra nysgerrige øjne. Enhver kontorist i virksomheden skal kunne blinke filer og gøre det omhyggeligt og ekstremt præcist.
Nødvendig
- - Job beskrivelse
- - Brevpapir eller bogbindemaskine
- - Garn eller stærk tråd
- - Synål
- - Papirlim
- - Hvidt papir
- - Saks
- - Lineal
- - Pen
- - Forsegling (tætningsvoks om nødvendigt)
Instruktioner
Trin 1
Du skal blinke sager i overensstemmelse med din jobbeskrivelse. Under alle omstændigheder udføres dette arbejde i alle virksomheder efter generelle principper. Først skal du nummerere hvert dokument i rækkefølge. Husk at fjerne alle papirclips, metalklammer og sikkerhedsnåle fra papirerne.
Trin 2
Begynd at sy kufferten, så arkene derefter kan læses frit. For at gøre dette skal du lave fire lodrette huller med en kontorfølle i midten af dokumentets venstre kant. Afstanden mellem hullerne skal være mindst tre centimeter. Det er praktisk at bruge en speciel desktop-maskine til syning og binding af A-4-dokumenter. Med sin hjælp vil det ikke være svært at oprette de nødvendige mapper - det kan straks bore gennem en stak papir op til 10 cm tyk.
Trin 3
Brug en speciel synål til snøring af dokumenter samt bankgarn eller stærke nylontråde. Som en sidste udvej kan du folde almindelige tråde flere gange. Normalt sys dokumenter to gange i træk, så arkene fastgøres mere sikkert. Dette er især vigtigt, hvis sagen forberedes til et evigt arkiv.
Trin 4
Efterlad de løse ender ved tråden eller garnet omkring 6 cm. De skal trækkes gennem det midterste hul på den forkerte side af det sidste dokument og bindes tæt i en knude.
Trin 5
Lim knuden og enderne af trådene med en cirkel (ca. 4 cm i diameter) eller en firkant (4 x 5 cm) med kontorlim. Figuren skal skæres ud af tykt hvidt papir.
Trin 6
Anbring forseglingen, så den delvist overlapper papiretiketten, og den ene kant overlapper det sidste ark i hæfteæsken. Du kan også udfylde dette sted med tætningsvoks.
Trin 7
Vent, indtil limen er helt tør. Angiv derefter antallet af ark i filen direkte under forseglingen og anbring embedsmandens underskrift. Tilføj et påtegningsbrev, og angiv datoen for påtegningen. Kopier af dokumenter fra flere ark arkiveres også, mens det er nødvendigt at sætte et stempel med en underskrift, dato og indskriften "Kopi er korrekt".
Trin 8
Bind sagen til midlertidig opbevaring i en paperback, og dokumenterne til det permanente arkiv til en hardcover. Angiv deadlines på den syede sag.
