Udgående dokumenter er officielle breve, som organisationen sender til tredjeparts adressater (leverandører, forbrugere, regulerende myndigheder osv.) Eller kolleger fra andre byer. Som regel deler to medarbejdere ansvaret for håndtering af denne korrespondance: kompilatoren og ekspeditøren. Den første er ansvarlig for at forberede og aftale teksten. Den anden registrerer brevet, sender originalen til sin destination og gemmer en servicekopi.
Nødvendig
- - selskabsformular
- - computeren, hvor teksteditoren er installeret
- - logbog til registrering af udgående dokumentation.
Instruktioner
Trin 1
Hvis du er en kompilator
Forbered et udkast til dokument. Udgående breve kan være proaktive og lydhøre. I det første tilfælde starter du (indleder) korrespondance med en anden organisation eller en bestemt person om ethvert officielt spørgsmål. Svarbrevet skal indeholde oplysninger svarende til den modtagne anmodning.
Trin 2
Udskriv brevet i to eksemplarer på din organisations brevhoved. Sørg for, at den øverste del af dokumentet, den såkaldte "header", er formateret korrekt. Ud over oplysningerne om virksomheden, der findes på formularen til højre, inkluderer den adressatens data og overskriften på brevet.
Trin 3
I øverste venstre hjørne skal du indtaste titlen, initialerne og efternavnet på den person, som dokumentet er beregnet til, adressen på en organisation eller person. Proceduren for angivelse af information skal være nøjagtig den samme, for eksempel:
"Til generaldirektøren for LLC" Volna"
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, kontor fjorten, Saratov, 109235.
Trin 4
Til højre, under detaljerne i din organisation, skal du placere brevet. Den skal være kort og tydeligt afspejle indholdet af teksten. For eksempel: "Ved gennemførelse af en planlagt inspektion af en bygnings hygiejniske tilstand" eller "Om information om huse, der har behov for større reparationer."
Trin 5
Start hovedteksten ved at adressere adressaten og angive årsagen til, at dette brev sendes til ham. For eksempel:”Kære Ivan Ivanovich! Vi informerer dig om en planlagt inspektion af den lejede bygnings sanitære tilstand den 14. januar 2011”.
Trin 6
Hvis der er vedhæftede filer til det udgående dokument, skal du angive dem efter hovedteksten, for eksempel: “Vedhæftet fil på 3 sider. i 1 kopi. Nederst på den sidste side af teksten skal dokumentets ophavsmand være angivet. Som regel skriver forfatteren af brevet hans efternavn, initialer og arbejdstelefon mindre end hovedskrifttypen.
Trin 7
Tjek brevet med beslutningstagerne i din organisation i enhver retning. F.eks. Er dokumenter, der involverer udgifter, godkendt af en revisor, og svar på en anmodning fra skattekontoret er underskrevet af en advokat. Medarbejdere i organisationen, der godkender brevet, anbringer deres personlige underskrifter med en udskrift på den anden kopi i slutningen af teksten, under stedet for hovedets visum. Efter modtagelse af de nødvendige godkendelser underskrives det udgående dokument af organisationens leder.
Trin 8
Indsend det aftalte og underskrevne dokument til ekspeditøren. Hvis du vil beholde en kopi, skal du udskrive en ekstra kopi. Bed ekspeditøren om at sætte et udgående nummer på det.
Trin 9
Hvis du er kontorist
Accepter det udgående brev fra ophavsmanden. Kontroller tilgængeligheden og rigtigheden af de vigtigste detaljer, godkendelsesvisum, oplysninger om skaberen og signaturen fra manager. Vær opmærksom på tilstedeværelsen af vedhæftede filer til brevet.
Trin 10
Registrer oplysningerne om dokumentet i den udgående e-mail-log. Hvis din organisation er skiftet til elektronisk dokumenthåndtering, skal du fortsætte i overensstemmelse med instruktionerne til vedligeholdelse af databasen. Der er ingen strenge registreringsregler for en traditionel papirlogbog. I praksis anvendes dog ofte en tabel med følgende kolonner:
- datoen;
- nummer på det udgående dokument
- adressat
- resume (titel);
- dokumentets ophavsmand
- Bemærk.
Trin 11
Det udgående nummer dannes som følger. Angiv først lagerlistenummeret på den mappe, hvor kopier af udgående meddelelser er gemt. Skriv serienummeret på et bestemt bogstav gennem en bindestreg eller en skråstreg. Du får: "01-14-256" eller "01-14 / 256", hvor 01-14 er sagsnummeret, 256 er dokumentnummeret.
Trin 12
Indtast det udgående nummer i formularens særlige linje. For et svarbrev skal du også angive nummeret på det indgående dokument, som det er knyttet til. Forsegl den første kopi af brevet (uden godkendelsesvisum) i en konvolut og send det til adressaten. Fil en kopi af dokumentet i den relevante filmappe.
