Et forretningsbrev bruges i virksomheder, når de kommunikerer med partnere, leverandører, medarbejdere, kunder. Dette dokument spiller en vigtig rolle i at skabe et positivt image af virksomheden. Derfor er det nødvendigt at komponere et forretningsbrev korrekt, kompetent, klart såvel som enkelt og let. Det skal være informativt og forfølge det mål, som organisationen skal nå fra modtageren. For at forstå, hvad et forretningsbrev er, skal du se nærmere på dets struktur.
I dit højre hjørne af dit forretningsbrev skal du placere dit firmalogo. Hvis virksomheden ikke har det, skal du skrive organisationens navn samt dets juridiske adresse og obligatoriske detaljer, som som regel findes på frimærket. Disse er TIN, KPP, løbende konto, korrespondentkonto, BIK og andre oplysninger om kontoen og den bank, hvor den åbnes.
Efter firmaets logo og stempel skal du indtaste modtagerens personlige data, hvis forretningsbrevet sendes til en bestemt person. Når dokumentet er adresseret til virksomheden, skal du skrive dets navn, adresse på placeringen.
Midt på arket skal du skrive en appel til modtageren. Hvis brevet er adresseret til en bestemt person, skriv f.eks. Sådan: "Kære Petr Efremovich!" Når et brev sendes til et firma, er følgende mulighed mulig: "Kære partnere!" Bemærk, at når du adresserer adressaten, kan ord ikke afkortes. Hvis brevet er personligt, kan du skrive det således: "Kære Yuri Albertovich!"
Skriv først de begivenheder, der udløste en bestemt situation, i et forretningsbrev. Angiv derefter formålet med brevet. Overvej denne del af dokumentet nøje. Klart, kortfattet, på et tilgængeligt sprog, skriv et krav, invitation, anmodning, tilbud, svar, tillykke, anmodning eller andet formål, der fik dig til at skrive brevet.
Opsummer derefter forretningsbrevet, dvs. skriv det resultat, du vil modtage fra adressaten. Hvis du f.eks. Inviterer din partner til en præsentation af varer, skal du angive følgende: "Vi håber, du besøger udstillingen, vælg det rigtige produkt."
I nogle tilfælde vedhæftes dokumenter til forretningsbrevet. Hvis du f.eks. Inviterer din partner til en udstilling, skal du sørge for at præsentere modtageren med en invitation til denne begivenhed.
Udfyld dit forretningsbrev korrekt. Det er almindeligt accepteret, at du skal skrive ordene: "Venlig hilsen …", og derefter angive personoplysninger og kontakter for den person, på hvis vegne dokumentet blev udarbejdet.
