Det er meget vigtigt, når der foretages forretningskorrespondance med udlændinge, at de rigtige dokumenter udarbejdes korrekt. Det er nødvendigt at tage ikke kun hensyn til alle reglerne for et fremmed sprog, men også til de accepterede standarder for registrering. Mange fejl i forhandlingerne skyldes netop den uvillighed til at følge visse regler.
Instruktioner
Trin 1
For at komponere et forretningsbrev skal du kun bruge A4-papir. Sørg for at efterlade brede margener på dokumentet, så dokumentet kan arkiveres i en mappe i tilfælde af noget (venstre og højre margen skal være 2,5 cm hver, og den øverste margen skal være mindst 4 cm).
Trin 2
Skriv returadressen øverst på siden i omvendt rækkefølge. Indtast først dit for- og efternavn, derefter - kontor- eller lejlighedsnummer, husnummer, gadenavn, by, bykode, region, land.
Trin 3
Placer det to gange og medtag datoen for brevet. Måneden kan specificeres med ord eller i tal (for eksempel 12. november 2011). Når du sender et brev til USA, skal måneden først skrives, mens i Storbritannien angives nummeret først.
Trin 4
Til højre skal du indtaste modtagerens adresse i samme rækkefølge som adressen. Hvis du har brug for at henvise til et tidligere sendt brev, skal du gøre det straks inden du kontakter ved hjælp af linket til venstre i dokumentet ("Vores ref. # Brevnummer" eller "Din ref. #").
Trin 5
Dobbelt mellemrum igen, og skriv appellen. Hvis du kender adressaten, begynder brevet med "Kære hr. …". Hvis du henviser til en kvinde, skal du angive "Mrs." (eller "fru." hvis hun ikke er gift, eller hendes sociale status er ukendt). Hvis adressaten er ukendt, er det bedre at angive "Dear Sir or Madam". Sørg for at medtage et kolon efter din anmodning.
Trin 6
Teksten til brevet er skrevet kompakt med en enkelt afstand. Under alle omstændigheder skal du skrive høfligt. Spring over to linjer mellem afsnit, brug ikke den "røde linje", fordi Amerikanere og europæere har ikke et sådant koncept.
Trin 7
Afslut teksten med en positiv note ved hjælp af almindeligt sprog (for eksempel "Vi glæder os til at høre fra dig"). Angiv, hvordan du kan kontaktes.
Trin 8
Skriv din afsluttende sætning (for eksempel "Med venlig hilsen"), mellemrum godt og underskriv. Signaturen skal dekrypteres.
