I dag hører breve til fortiden og bliver en sjældenhed. Men dette gælder ikke forretningskorrespondance. Forretningsbreve er officielle dokumenter. Med deres hjælp oprettes kontakter, de registrerer alle faser af forretningsforbindelser. Og evnen til at skrive et forretningsbrev taler især om modstanderens kvalifikationer og firmaet som helhed.
Instruktioner
Trin 1
Brug firma brevpapir til at skrive forretningsbreve. Uanset om brevet er skrevet på papir eller i elektronisk form, skal det have det afsendende selskabs logo. Formularen skal også indeholde virksomhedens postadresse, telefoner og faxnumre, e-mail og webadresser.
Forlad margenerne - på venstre side tre centimeter, til højre en og en halv centimeter. Felterne er nødvendige for at binde brevet til en arkivmappe.
Trin 2
Hold dig til en formel skrivestil. Et forretningsbrev skal være utvetydigt og ikke underlagt flere fortolkninger. E-mailen skal indeholde emnet for e-mailen. Brug ikke humørikoner i forretningskorrespondance.
Hvis dette er en fortsættelse af korrespondancen, skal du lade det brev, du skriver et svar til, i form af et tilbud. Du kan ikke citere brevet ikke i sin helhed, men kun de fragmenter, som du svarer på. Dette vil gøre forbindelsen mellem hans brev og dit svar klarere for din modstander.
Trin 3
Start dit brev med en høflig adresse, for eksempel: "Kære Petr Ivanovich!" Appellen er placeret midt på siden. Navnet er skrevet fuldt ud, brugen af initialer er uacceptabelt her.
Efter appellen følger en indledende del, hvor formålet med brevet kort formuleres. Det næste afsnit i et forretningsbrev er hoveddelen, hvor grundene til at skrive brevet, spørgsmål og måder at løse dem er angivet mere detaljeret. Brevet slutter med et resumé og en appel til adressaten med et specifikt forslag eller en erklæring om, hvad du præcist forventer af adressaten for at løse problemet.
Trin 4
Vær korrekt i den sidste del. Tag ikke beslutninger for dine modtagere. Det er bedre at udtrykke håbet om, at problemet efter din mening vil blive løst på den bedste måde.
Det anses for uetisk at skynde adressaten ved hjælp af ordene "presserende" og "straks". Brug den rigtige form: "Jeg beder dig om at give et svar i en sådan tid."
Underskriften i forretningsbrevet skal være officiel. For eksempel: "Med venlig hilsen Sergei Vasilievich Ivanov."
Medtag din jobtitel, firmanavn og kontaktoplysninger i din underskrift. Hvis forretningsbrevet indeholder vedhæftede filer, skal der være en indikation herom foran signaturen.
