Telefonsamtaler har længe været en del af erhvervslivet. Med deres hjælp kommunikeres beslutninger, opgaver modtages og rapporteres, aftaler og aflysninger foretages. Uvidenhed om reglerne for etikette ved telefonsamtaler kan føre til opdeling af mange aftaler og mistillid hos partnere og kunder.
Instruktioner
Trin 1
Arbejd med din stemme. Hvis det er muligt, skal du optage samtalen med en af forretningspartnerne på en diktafon og lytte. Bedøm din stemmes klangfarve, talehastighed, intonation og energi. For at få stemmen til at lyde mere behagelig skal vejrtrækningen være jævn, kropsholdningen skal være fri. Smil mens du snakker - dette trick hjælper med at gøre din stemme varmere og mere behagelig. Prøv at slippe af med parasitære ord, hvis du bruger dem.
Trin 2
Forbered dig på alle udgående opkald. Formuler målene for samtalen, de nøglesætninger, du vil bruge. Hav en notesbog og en pen klar til at tage noter, mens du taler. Når de svarer dig, skal du ikke glemme at sige hej, præsentere dig selv og navngive det firma, du repræsenterer. Tag korte pauser, så den anden person kan svare dig og huske eller skrive dit navn ned. Spørg, om din abonnent kan besvare dine spørgsmål. Hvis svaret er ja, bedes du angive formålet med dit opkald.
Trin 3
Lad samtalepartneren ikke vente på mere end 3-4 ringetoner, når du besvarer et indgående opkald. Sørg for at sige hej og præsentere dig selv. Når du taler i telefon, skal du tænke på alle andre aktiviteter og samtaler. Hvis du har brug for tid til at besvare den anden persons spørgsmål, skal du skrive kontakterne ned og tilbyde at ringe tilbage til ham, når du er klar. Hvis du har brug for at omdirigere et opkald, skal du klart angive essensen af spørgsmålet til din kollega, så den, der ringer, ikke behøver at gentage det. I slutningen af samtalen skal du takke den anden person for at kontakte dig.
Trin 4
Reglerne for telefonisk etikette siger, at den abonnent, der ringede, er den første til at lægge på og begynde at sige farvel. Han ringer også tilbage i tilfælde af afbrydelse af kommunikationen. Når du planlægger en telefonsamtale, skal du overveje klokkeslættet: timen i starten og timen i slutningen af arbejdsdagen, hvor abonnenten kan have presserende sager, betragtes som mislykket, såvel som frokostpausen.
