Resultaterne af møderne kræver dokumentarisk optagelse i form af protokoller. Når du udarbejder dette dokument, er det vigtigt at reflektere hovedpunktet i diskussionen og præsentere hele diskussionen så kortfattet som muligt.
Protokollen udarbejdes efter mødet af mødets sekretær, som enten skal notere under diskussionen eller føre en diktafonoptegnelse. Den anden mulighed er den mest optimale til løsning af mulige tvister.
Visuelt består dokumentet af følgende dele:
- generel information
- dagsordenen for mødet
- diskussion og beslutninger taget.
Generel information
Denne informationsblok inkluderer titlen, placeringen (by, dato, tidspunkt for mødet), en liste over tilstedeværende personer. Mødets titel er titlen. For eksempel et møde i arbejdsgruppen om personalespørgsmål. Blokken for dato og klokkeslæt angiver oplysninger om det direkte afholdte møde og ikke om datoen for underskrivelse af protokollen.
Hvis mødet afholdes af en permanent struktur (kommission, arbejdsgruppe osv.), Angiver de generelle oplysninger det fulde navn på mødets faste formand og sekretær.
Ved udarbejdelse af listen over de tilstedeværende skal navnene på stillinger og arbejdssteder for de inviterede angives. Denne informationsblok begynder med ordet "Present". I tilfælde af at mødet giver mulighed for en afstemning, er de tilstedeværende i protokollen opdelt i to grupper - med stemmeret og uden ret til at deltage i afstemningen.
Møde agenda
Dagsordenen for mødet dannes inden mødet. Der er dog undtagelser, for eksempel - for presserende møder. Denne blok viser mødets spørgsmål uden at specificere højttalerne og tidsfristen for rapporterne. Selvom mødet indkaldes for at drøfte et emne, er det ikke inkluderet i dokumentets titel, men er udarbejdet i form af en dagsorden.
Afhængig af tidsfristen for talen kan den præsenterede dagsorden godkendes automatisk eller sættes under afstemning af formanden. I dette tilfælde begynder diskussionen med spørgsmålet om godkendelse af dagsordenen for mødet. Hvis der ikke er nogen indvendinger, formaliseres en sådan beslutning i protokollen som følger: "Spørgsmålet om enighed om dagsordenen er sat under afstemning." Følgende er resultaterne af afstemningen i form: "Stemte: for - (antal stemmer), imod - nej, undlod at stemme - nej."
Diskussion og beslutningstagning
Den største blok af spørgsmål er forbeholdt afspejling af diskussionsforløbet. Hvert emne på dagsordenen placeres i en separat blok, begyndende med ordlyden fra dagsordenen. Dette efterfølges af rapportens forløb, som er udformet i følgende form: “Lyttede: (højttalerens fulde navn)”. Erfarne transkriberere anbefaler ikke at transkribere talerne, men at efterlade den generelle betydning, som kan udtrykkes i flere sætninger. Hvis det er vigtigt at bevare betydningen af det meste af rapporten, kan du citere teserne i talen eller uddrag fra præsentationen i bilaget til protokollen og henvise til den i dokumentets tekst.
Det samme gælder for refleksionen af diskussionsforløbet. Hvis flere højttalere holder sig til det samme synspunkt, kan deres taler formaliseres i følgende form:”Højttalere (fulde navne på højttalere), der støttede højttalerens mening”.
Som et resultat af hvert spørgsmål skal der formuleres en løsning. Det skal forberedes på forhånd i udkastet til beslutninger eller formuleres af mødedeltagerne selv under diskussionen. Beslutninger træffes i form af specifikke formuleringer, som skal præsenteres entydigt og præcist. Deltagerne i mødet kan tage beslutninger om rent informative taler i betragtning.
Hvis mødet giver mulighed for en afstemning, skal referatet efter hvert nummer indeholde dets resultater: "Afgørelsen blev taget enstemmigt", "Afgørelsen blev truffet ved flertalsafstemning", "Afgørelsen blev ikke truffet." Lignende bemærkninger skal foretages i tilfælde, hvor spørgsmålene fjernes fra diskussionen, udsættes til et andet møde eller ikke overvejes på grund af fraværet af en taler.
Til sidst underskrives protokollen af præsidenten og sekretæren og bekræftes om nødvendigt af forseglingen fra den organisation, der indkaldte til mødet.
