Før eller senere står alle medarbejdere over for spørgsmålet: hvordan man korrekt udarbejder en rapport om deres arbejde. Enhver rapport er et vigtigt redskab for medarbejderen og lederen, ved hjælp af denne formaliserede form for kommunikation modtager lederen de oplysninger, han har brug for, som han har brug for til at analysere og evaluere medarbejderens aktiviteter.
Instruktioner
Trin 1
Først og fremmest er det nødvendigt at afgøre, hvilken type rapport der skal udarbejdes: engang eller arbejde. Engangsrapporter udarbejdes normalt baseret på resultaterne af specifikke aktiviteter, og medarbejdere giver dig mulighed for periodisk at analysere det arbejde, der udføres af medarbejderen (volumen og resultat).
Periodiske rapporter kan være: dagligt (kan bruges til at overvåge vigtige kortvarige projekter eller i løbet af en medarbejders prøvetid), ugentlige (mest almindelige), månedlige, kvartalsvise og færdige (denne type rapport indeholder en stor mængde analytiske oplysninger og gives normalt til den øverste ledelse).
Trin 2
Så hvordan skriver du en jobrapport korrekt?
Først skal du beslutte tidspunktet for rapporten og planlægge tidspunktet for forberedelsen i din arbejdsplan. Dette kan være en lille mængde tid hver dag eller en bestemt tid, der er afsat til at udarbejde hele rapporten på én gang. Det vigtigste er ikke at udsætte indtil deadline.
Trin 3
Først og fremmest skal du beslutte dig for de ultimative mål for dit arbejde. Rapportens indhold skal være informativt, klart og helst kortfattet. Glem ikke "reglen om syv", der siger, at vores bevidsthed er i stand til effektivt at assimilere 7 elementer på samme tid (+/- 2). Derfor er det ønskeligt at fremhæve nøjagtigt dette antal punkter eller sektioner i rapporten.
Trin 4
Det er vigtigt at være i stand til at fokusere på resultaterne af dine aktiviteter og beskrive, hvilke opgaver der blev udført, og ikke kun angive de udførte handlinger i en bestemt periode.
Trin 5
For bedre klarhed skal du give dit svar med tabeller, billeder, diagrammer.
Trin 6
Situationen er forenklet, hvis din virksomhed allerede har udviklet rapportformularer (formularer, tabeller, der skal udfyldes ved at komme med dine kommentarer)
Trin 7
Det er ikke kun det, du skrev i rapporten, der betyder noget, men også hvordan du sendte den. Her skal du huske den gyldne regel: daglige rapporter sendes i slutningen af arbejdsdagen og ikke næste morgen. Ugentligt - fredag aften, ikke mandag morgen.
Trin 8
Et andet tip: inden du sender rapporten, skal du læse den igen, så prøv at gøre det gennem din ledelses øjne. Hvilke spørgsmål har du? Måske er det nødvendigt at tilføje noget eller tværtimod at forenkle informationen så meget som muligt.
