Afgørelsen fra ethvert møde er kun juridisk bindende, hvis den er formaliseret i protokollen. Protokollen fra forældremøder, boligejere eller aktionærmøder varierer naturligvis i indhold, men kravene til formularen er altid omtrent de samme.
Skriv på et kladde
Det er ikke altid praktisk at skrive på en computer under et møde, så protokollen kan skrives på et kladde først. Nogle oplysninger kan indtastes inden mødet starter. Ovenstående skriv ordet "Protokoller" lige nedenfor - navnet på mødet og datoen. Endnu lavere til venstre skal du skrive ordet "Deltog." Hvis en beslutning forventes at blive taget med kvalificeret eller simpelt flertal i listen, skal du angive, hvor mange mennesker der skulle have været til stede. Dette er fx vigtigt, når det drejer sig om et møde med husejere, der skal beslutte, hvordan de skal styre huset, indsamle penge til større reparationer osv. Skriv din dagsorden nedenfor. Hvis du har til hensigt at diskutere spørgsmål, som du endnu ikke kender til, skal du tilføje emnet "Diverse". I nogle tilfælde skal tidsfristen specificeres.
Efter mødet starter
Skriv ned, hvor mange mennesker der er til stede, og hvor mange der skal være. Skriv ordet "Lyttede" under dagsordenen og læg et kolon. Skriv spørgsmålene, navnene på højttalerne og et resumé af talerne ned punkt for punkt. Talere kan blive bedt om at aflevere deres taler på forhånd. Noter i protokollen de stillede spørgsmål til hver præsentator og svarene. Med hensyn til løsningerne kan de indtastes efter hvert spørgsmål eller som en enkelt blok i bunden af protokollen. Sørg for at angive, hvor mange mennesker der stemte "for", "imod", hvor mange undlod at stemme. Skriv navnene på formanden og sekretæren under beslutningerne, og sæt datoen. I nogle tilfælde er det nødvendigt at angive navnene på alle medlemmer af præsidiet.
Skriv tekst på computeren
Når du skriver på en computer, redigerer sekretæren normalt teksten. Prøv at redigere det, så det ikke bryder betydningen. Dette gælder især for beslutninger. Der er ingen ensartet form for registrering af protokoller, men følgende regler gælder normalt:
- teksten er skrevet i 14-punktsstørrelse med et eller et halvt interval
- justering af hovedteksten - på begge sider;
- titeljustering - centreret, antal deltagere - højre;
- afsnit starter med en rød linje.
Indtast teksten, glem ikke at give plads til formandens og sekretærens underskrifter samt læg udskrifter af underskrifterne. Sæt datoen i bunden. Udskriv protokollen, og lad formanden og sekretæren underskrive det. Der er tilfælde, hvor et møde afholdes i fravær. I dette tilfælde er teksterne til talerne ikke skrevet. Resten af protokollen er udarbejdet på samme måde.
