I løbet af økonomisk aktivitet indgår virksomhedsledere mange forskellige kontrakter med leverandører og købere. For at kunne spore varigheden af disse regler bruger nogle organisationer de såkaldte kontrakteregistre. Generelt betyder begrebet "register" en bestemt log over registrering af indgående og udgående dokumenter. Hvordan oprettes en sådan database?
Instruktioner
Trin 1
Først skal du beslutte, hvilke oplysninger du vil se i registreringsdatabasen, det vil sige fremhæve de vigtigste kriterier for dig selv. Derefter lav en tabel i en journal, der kan gøres både i Excel og ved hjælp af en almindelig notesbog (helst A4-format).
Trin 2
Hvis du stoppede ved den anden metode, skal du først oprette titelsiden. Skriv detaljerne om organisationen på den, dvs. INN, KPP, OKATO, juridisk adresse og organisationens leder. I midten skal du skrive "Register over kontrakter for (angiv perioden)".
Trin 3
Derefter, på det næste ark, lav en tabel bestående af seks kolonner. I den første kolonne skal du angive nummeret på den kontrakt, der er indgået med modparten, i den anden - datoen for det lovgivningsmæssige juridiske dokument og i den tredje - datoen for dens udløb.
Trin 4
Indtast derefter navnet på modparten, entreprenøren og kontraktens emne, f.eks. Udvikling af regnskabsprogrammer. Valgfrit kan du angive kontraktens størrelse, om der er en yderligere aftale og andre betingelser. Som regel indgås kontrakter i kronologisk rækkefølge. Efter periodens afslutning anbefales det at blinke, nummerere og underskrive dokumentet med organisationens leder. Derefter afleverer du registreringsdatabasen til arkivet.
Trin 5
For at kompilere registre kan du også bruge et specielt udviklet program, der kaldes "Kontrolregistret". Det giver dig mulighed for at spore betalinger under kontrakter, udløbsdatoen for disse dokumenter såvel som at registrere de betalte beløb. Programmet genererer automatisk lister, som du efter printerens udløb kan udskrive på papir.
Trin 6
Du kan stoppe ved den tredje metode, det vil sige ved hjælp af Excel-programmet. Kolonnerne i tabellen kan have et omtrentligt indhold, som når du bruger den første metode. Ved periodens afslutning skal du udskrive registret og give det til hovedregnskabet for underskrift.
